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Come gestire documenti di grandi dimensioni in Word

Come gestire documenti di grandi dimensioni in Word


Mantenere i documenti di grandi dimensioni possono essere ingombrante, ma ci sono strumenti integrati nel programma Microsoft Word che rendono il lavoro gestibile. Uso di "" Trova parole, "Commenti" e "Revisioni" dispone per modificare il documento e quindi di proteggerlo quando è nella sua forma finale. Trovare rapidamente le informazioni pertinenti, commentare con domande o dubbi e quindi inviare l'intero documento a un collega per le modifiche, che saranno monitorati con le sue iniziali. Proteggendo il documento, è possibile controllare i tipi di modifiche, se presente, che sono ammessi. Con l'uso di questi strumenti, il documento di grandi dimensioni vi sembrerà più piccoli e più gestibili.

Istruzioni

Trovare

1

Trovare del testo all'interno del documento premendo e tenendo premuto il pulsante "Controllo" tenendo premuto il tasto "F". In alternativa, puoi cliccare "Trova" all'interno del menu "Home".

2

Digitare il testo che si sta cercando e premere "Invio". La ricerca non è tra maiuscole e minuscole per impostazione predefinita, così, ad esempio, è possibile immettere "testo" o "Testo" per gli stessi risultati.

3

Fare clic su "Altro" per restringere la ricerca di caso, prefisso o caratteri jolly. Continuare a cercare fino a trovare il testo desiderato.

Commenti

4

Aggiungere commenti al documento evidenziando il testo a che il tuo commento si riferisce, passando a "Review" e scegliendo "Nuovo commento". Inserisci il tuo commento nel campo che appare. Commenti si distinguono, quindi possono facilmente essere modificati o rimosso.

5

Passare a "Modifica", quindi "Mostra commenti" e deselezionate "Commenti" per nascondere temporaneamente i commenti. Questo è utile per la stampa di una copia non marcata.

6

Fare clic con il pulsante destro sulla colonna evidenziata e selezionare "Elimina commento" per rimuovere l'intero commento. Passare a "Riquadro delle revisioni" all'interno del menu di rilevamento e selezionare posizionamento verticale o orizzontale per visualizzare un elenco di tutte le modifiche all'interno del documento.

Tenere traccia delle modifiche

7

Spostarsi nel menu "Modifica" e seleziona "Opzioni di traccia modifiche" Scegli i tipi di modifiche che si desidera tenere traccia e opzioni di formattazione che si desidera utilizzare. Ad esempio, è possibile utilizzare un colore di testo blu per la formattazione di modifiche e un tipo di carattere barrato rosso per le eliminazioni.

8

Fare clic su "Revisioni" per attivare il rilevamento. Le tue iniziali saranno registrate accanto le modifiche.

9

Disattivata selezionando "Revisioni" nuovamente. Eventuali modifiche apportate mentre il rilevamento delle modifiche è spento non saranno registrate.

10

Accetta o rifiuta modifiche apportate da altri utenti selezionando gli appositi pulsanti di "Accettare" o "Rifiuta". Nascondere temporaneamente le modifiche selezionando "Tutti gli ospiti" dal menu "Mostra commenti" all'interno di "Tracking".

Proteggere il documento

11

Selezionare "Proteggi documento" all'interno del menu modifica e scegliere il vostro desiderate restrizioni. Proteggere l'integrità del documento può aumentare la sua credibilità e utilità.

12

Selezionare "Restrizioni di formattazione" per impedire le modifiche a tipi specifici di formattazione, ad esempio didascalie o stili di rientro del corpo. O lasciare tutte le restrizioni di formattazione selezionate per non consentire tutte le modifiche di formattazione.

13

Scegliere "Commenti" o "Modifiche monitorate" per forzare tutti gli utenti per documentare i cambiamenti, che più tardi è possibile esaminare. O selezionare "No Changes" Se si desidera che il documento è di sola lettura.

14

Fanno eccezioni che applicare le regole. Ad esempio, è possibile escludere se stessi dalle regole di protezione, consentendo solo a te stesso apportare modifiche.

15

Fare clic su "Sì, Start Enforcing Protection" e immettere una password per il documento, se lo si desidera. In caso contrario, fare clic su "OK" e il documento sarà protetto. Fare clic su "Rimuovi protezione" per consentire la modifica nuovamente.