Una lettera è una lettera scritta in Microsoft Word che è alimentato informazioni da un database collegato. Questo tipo di lettera permette di comporre, stampare e inviare la stessa lettera ad un gruppo di destinatari diversi. È possibile utilizzare Microsoft Excel con Word per creare il tuo lettera. I dati si trovano in Excel, mentre crei e mestiere le parole che rendono la vostra lettera in Word.

Istruzioni

1

Inserisci i tuoi dati in Microsoft Excel. Inserire ogni pezzo di dati propria colonna speciale denominata. Per esempio, per una lettera molto probabilmente salvare un elenco di nomi e indirizzi, postali così nome le colonne "Primo nome," "Last Name", "Street indirizzo 1," Street indirizzo 2,""Città","Stato"e"Codice postale". Aggiungere colonne come vedete la misura. Immettere i dati corrispondenti per ogni persona sulla vostra lista.

2

Salvare e chiudere il file di Microsoft Excel, quando hai finito di aggiungere i dati. Vai a Microsoft Word.

3

Fare clic su "Mailing" o "Strumenti" nel menu principale in parola (a seconda della versione). Selezionare "Start stampa unione".

4

Scegliere "Lettere" dall'elenco delle opzioni.

5

Comporre la vostra lettera (chiamato anche il "documento principale") nel documento vuoto che avete aperto. Per formattare la vostra lettera in uno stile formale, inserire il tuo indirizzo seguito dalla data alla parte superiore, quindi il nome del destinatario e l'indirizzo (lasciare un segnaposto qui per ora), il saluto ("Egregi signori & signori") successivamente, digitare il messaggio sotto che e poi finalmente scrivere la chiusura ("Cordiali saluti"). Un nome e salvare la vostra lettera in Word. Tenerla aperta.

6

Fare clic su "Seleziona destinatari", "Dati aperti" o un'opzione simile dalla barra degli strumenti "Stampa unione". Scegliere "Usa elenco esistente" tra le opzioni.

7

Selezionare "xls" dall'elenco a discesa "Tipo file" nella finestra di dialogo "Seleziona origine dati". Trovare il file di Excel salvato al passaggio 2 e fare clic su "Apri". Scegliere foglio di lavoro dove hai inserito i dati nella finestra di dialogo e quindi fare clic su "OK".

8

Torna al documento principale (la lettera). Fare clic su "Inserisci campo unione" dalla barra degli strumenti "Stampa unione". Verrà visualizzato un elenco di tutte le colonne creato nel file di dati di Microsoft Excel (questi sono ora chiamati "campi" in parola).

9

Selezionare il campo "Nome" in primo luogo. Una frase di riferimento (<< First_Name >>) viene visualizzato nel documento. Posizionare la frase dove dovrebbe essere nella vostra lettera (come parte dell'indirizzo del destinatario e possibilmente il saluto pure). Ora, tutte le occorrenze dei nomi sulla vostra lista di dati apparirà in quella zona della vostra lettera. Ripetere questa azione per tutti i nomi di campo.

10

Fare clic su "Finish & Merge" dalla barra degli strumenti "Stampa unione" e scegliere "Modifica singoli documenti." Selezionare i record dal foglio di dati che si desidera unire e fare clic su "OK". Tutte le vostre lettere, con le informazioni di dati integrate, appaiono sullo schermo.

11

Modificare l'elenco dei destinatari fare clic su "Modifica elenco destinatari" sulla barra degli strumenti "Stampa unione" oppure modificando il documento di dati in Microsoft Excel.

Consigli & Avvertenze

• Rompere i dati elementi in Excel giù per quanto possibile. Per esempio, invece di "Nome" abbattere che in "First Name" e "Cognome". Questo garantisce una maggiore flessibilità quando si ordina o fare riferimento a questi elementi di dati.
• Mantenere entrambi i file (lettera di Word ed Excel dati) nella stessa cartella. Se si sposta il file di Excel, è necessario che il programma avrà difficoltà a trovare i dati.