Spendere un paio di centinaia di dollari su Microsoft Office 2007 può sembrare a prima vista un spreco di denaro. Il tempo e la frustrazione salvati quando si utilizza il database di Excel di nomi e indirizzi che già avete costruito anziché ricrearla in parola sarà valsa la pasta in più, tuttavia. Una stampa unione può estrarre informazioni dai database di Excel consentono di creare documenti personalizzati come lettere, buste, etichette e fogli di informazioni di produzione che danno il tuo business un tocco professionale importante.

Per aiutare la stampa unione processo andare più agevolmente e aiutare a eliminare alcuni problemi di formattazione, etichetta sei colonne nel foglio di calcolo Excel che identificano le varie parti delle etichette. Ad esempio, se si utilizza un elenco di indirizzi, includere nome, cognome, indirizzo, città, stato e Cap. Includere altre intestazioni di colonna come titolo o in paese, ad esempio, se sono pertinenti all'elenco indirizzi.

Istruzioni

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Aprire Word. Scegliere la scheda "Lettere" in Word 2007, quindi su "Start"stampa unione.

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Fare clic su "Etichette". Selezionare il tipo di stampante che consente di stampare le etichette, il produttore di etichetta e il numero del prodotto nella finestra di dialogo "Opzioni etichette".

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Fare clic sul pulsante Office che si trova nella parte superiore sinistra della schermata di Word, se questa è la prima volta che avete collegato a un'origine dati in Word. Fare clic su "Avanzate", "Generale" e poi "Check File formato conversione all'apertura". Fare clic su "OK".

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Fare clic su "Seleziona destinatari" sulla scheda "Lettere", quindi "Usa elenco esistente." Sfoglia per il foglio di lavoro Excel necessaria nella finestra di dialogo "Seleziona origine dati". Fare doppio clic su di esso. Fare clic su "fogli di lavoro MS Excel via DDE (. xls") in "Conferma origine dati" nella finestra di dialogo e quindi su OK. Fare clic su "Mostra tutto" se non vedete "fogli di lavoro MS Excel via DDE (. xls)" nella finestra di dialogo "Conferma origine dati".

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Selezionare "Nome o intervallo" nella finestra di dialogo Microsoft Office Excel e immettere l'intervallo di celle o il foglio di lavoro con le informazioni che si desidera unire.

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Se si desidera selezionare un sottoinsieme di record individuali (righe in Excel) per includere nell'elenco, fare clic su "Mailing", "Inizia stampa unione,", "Modifica elenco destinatari". Selezionare o deselezionare singoli record come necessario facendo il segno di spunta accanto a singoli destinatari che vengono in su. Un'altra opzione è fare clic su uno dei campi compositi che include regolarmente usate combinazioni di informazioni come ad esempio "Blocco di indirizzi". Clicca su "Mailing", "Scrivi e Inserisci campi," e "Corrispondenza campi" Se si desidera connettersi di Word mail campi unione di dati di colonna di Excel. Scegliere le intestazioni di colonna dall'elenco a discesa menu a destra su ogni riga che corrispondono alle parti di un indirizzo sul lato sinistro della finestra di dialogo "Corrispondenza campi". Non tutte le parti di indirizzo corrisponderà un'intestazione di colonna. Vi mostreranno come segnaposto vuoti sulla vostra etichetta.

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Fare clic nel documento dell'etichetta in cui si desidera inserire il primo campo di informazioni. Fare clic su "Mailing", scrivi e Inserisci campi"per aggiungere il blocco di indirizzi o singoli campi alle vostre etichette. Usare segni di punteggiatura come spazi, eliminazione di spazi o virgole per rendere le etichette come si desidera. Fare clic su "Aggiorna etichette" in "Scrivi e Inserisci campi." Formattare i campi di dati in un'etichetta con il tipo di carattere, colore del testo e altre modifiche che si desidera apportare.

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Evidenziare l'etichetta che è stata formattata. Premere "Ctrl-Shift-C" sulla tastiera per copiare la formattazione dell'etichetta. Fare clic su "Ctrl-A" per evidenziare tutte le etichette e poi "Ctrl-V" per incollare la formattazione per tutte le etichette.

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Fare clic su "Anteprima risultati" nella scheda "Mailing" Click "Record successivo" e "Record precedente" per visualizzare in anteprima ogni etichetta nel documento. Fare clic su "Trova destinatario" a guardare un'etichetta specifica.

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Fare clic su "Mailing", "Fine", "Finitura e unire," "modifica singoli documenti". Selezionare se si desidera modificare l'etichetta attualmente sullo schermo, un insieme di etichette o tutte le etichette. Le etichette che si desidera modificare verranno salvate in un file separato. Salvare il file di etichetta principale se si desidera lavorare con la serie di etichette nuovamente in futuro.

Consigli & Avvertenze

• Assicurarsi che si guarda attentamente ogni pagina di etichette per vedere che le etichette l'aspetto desiderato. Potrebbe essere necessario regolare il tipo di carattere o la spaziatura su alcuni per farli per adattarsi correttamente sulle vostre etichette.
• Creare etichette personalizzate nella finestra di dialogo Opzioni etichette se le etichette non corrispondono ad alcuna dei prodotti del produttore prescelto.