Microsoft Outlook, un'e-mail e applicazione di organizzazione personale che viene fornita con la suite di Microsoft Office, permette agli utenti di gestire i contatti, creare elenchi di attività e promemoria e inviare e ricevere e-mail. Se l'account di posta elettronica utilizza Microsoft Exchange Server, come maggior parte degli account di e-mail aziendale, è possibile utilizzare funzionalità Out-of-Office di Outlook per inviare automaticamente le email di risposta a tutti coloro che ti inviano mentre sei fuori ufficio. Prima è possibile utilizzare questa funzionalità, è necessario accedere le regole fuori sede e seleziona le tue preferenze.

Istruzioni

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Aprire le regole fuori sede. Nella barra dei menu nella parte superiore dello schermo, fare clic su "Strumenti". Nel menu a discesa che viene visualizzato, fare clic su "Regole fuori sede." Questo verrà caricato nella finestra di dialogo regole fuori sede. Questo strumento consente di impostare le preferenze di "Risposta automatica" e aggiungere le regole che definiscono quando e come verranno visualizzati i messaggi di out-of-office.

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Seleziona "Sono attualmente fuori sede". Facendo clic su questo pulsante di opzione attiverà la funzione Out-of-Office. Quando si torna al tuo ufficio e si desidera disattivare la funzionalità Out-of-Office, clicchi il pulsante di opzione "Sono attualmente In ufficio".

3

Creare il messaggio automatico. Nella casella di testo denominata "Risposta automatica ad ogni mittente con il seguente testo", digitare un messaggio personalizzato che si desidera vengano inviate a tutti coloro che ti invia un'email mentre siete assenti. I destinatari riceveranno questa email solo una volta. Se mandano una seconda email al tuo account mentre siete assenti, il tuo messaggio automatico non essere inviato a loro ancora.

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Creare tutte le altre regole. Se si desidera creare altre regole per messaggi di posta elettronica che viene visualizzato mentre si è lontani, ad esempio la risposta a specifici soggetti linee e gli indirizzi di posta elettronica specifico, fare clic sul pulsante "Aggiungi regola". Selezionare le condizioni che si desidera utilizzare dall'elenco, quindi selezionare le opzioni corrispondenti che si desidera per queste condizioni sotto l'intestazione "Eseguire queste azioni".

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Confermare e salvare queste impostazioni facendo clic su "OK".

6

Disattivare la funzionalità fuori sede deselezionando semplicemente "Sono attualmente fuori sede" nello strumento di regole fuori sede.

Consigli & Avvertenze

• Se si dispone di un account e-mail POP3 o IMAP---i due più diffusi personal tipi di account e-mail---non è possibile utilizzare le regole fuori sede e non lo vedrete nel menu "Strumenti". Invece, è necessario creare e salvare un modello di posta elettronica di risposta, quindi aggiungerlo alle regole utilizzando le regole Wizard.If che non sai se il tuo account di posta elettronica di office utilizza Microsoft Exchange Server, contattare il reparto IT.