PowerPoint è un potente strumento di business per la diffusione dei dati complessi visivamente ad un pubblico. Tuttavia, uno dei limiti di Powerpoint è che non ha le funzionalità di Word o di Excel per quanto riguarda l'organizzazione di dati o il testo. Fortunatamente, Powerpoint è in grado di collegare gli oggetti in una diapositiva in un file di Excel o Word. Se i dati in Excel o Word viene modificati, è possibile che l'oggetto collegato in Powerpoint verrà aggiornato anche.

Creazione dei file di lavoro

Se una grande quantità di dati viene estratto periodicamente per produrre la vostra tabelle o grafici, sarà più facile utilizzare Excel o Word per modificare i dati. Questi diagrammi o grafici possono essere collegati agli oggetti nella presentazione di Powerpoint. Per impostare un file di lavoro, procedere come segue:

In Excel o Word, è possibile sviluppare tutti i grafici, grafici o testo che si desidera collegare al vostro diapositiva di Powerpoint.

Assicurarsi che questi oggetti possano essere facilmente aggiornati quando necessario.

Organizzare questi oggetti in una scheda separata dai dati.

Salvare il file sulla stessa unità come file di Powerpoint.

Non modificare il nome del file quando si effettua un aggiornamento. Modifica del nome interromperà il collegamento all'oggetto hotlinked in Powerpoint.

Generare il File di presentazione

Dopo aver impostato i file di lavoro che verranno aggiornati periodicamente, è possibile posizionare gli oggetti desiderati hotlink in Powerpoint. In ordine di hotlink un oggetto, è necessario seguire questi passaggi:

Andare per il file di lavoro di Excel o Word.

Selezionare e copiare l'oggetto (ad esempio grafico, grafico o testo) che si desidera inserire in una diapositiva di Powerpoint.

Passare a Powerpoint e passare alla diapositiva in cui si desidera inserire l'oggetto.

Fare clic su "Incolla" elenco a discesa e selezionare "Incolla speciale".

Nel menu a comparsa, passare alla "Incolla collegamento".

Selezionare "Oggetto foglio di lavoro Microsoft Excel."

Fare clic su "OK".

Il tuo oggetto collegato verrà visualizzato nella diapositiva di Powerpoint. È ora possibile modificare le dimensioni, la forma e il posizionamento di questo oggetto. Questo oggetto rifletterà le modifiche apportate al file di lavoro di Excel o Word.

Aggiornare i dati

Ogni volta che viene aperto un file di Powerpoint, tutti gli oggetti di hotlinked all'interno della presentazione verrà aggiornato automaticamente. Tuttavia, ci sono alcuni casi, quando le modifiche apportate ai file di lavoro non sono riflesse nell'oggetto hotlinked. Ciò può verificarsi se il file di Powerpoint e file di lavoro sono aperti contemporaneamente. Al fine di aggiornare manualmente il collegamento, attenersi alla seguente procedura:

Pulsante destro del mouse sull'oggetto collegato in Powerpoint.

Seleziona "Aggiorna Link".

L'oggetto ora verrà aggiornato. È inoltre possibile accedere il file di lavoro facendo doppio clic l'hotlink.

Suggerimenti per efficace Hotlink Powerpoint grafici

Formattare l'oggetto nel file di lavoro di Excel o Word. Ci sono oggetti limitato in Powerpoint le funzionalità di formattazione.

Mantenere la scala dell'oggetto in Powerpoint. La dimensione dell'oggetto hotlinked può essere cambiata sulla diapositiva, tuttavia una volta che un collegamento viene aggiornato la bilancia tornerà alla scala originale e falsare il Powerpoint slide spaziatura.

Salvare il file di lavoro e il file di Powerpoint nella stessa unità. Se questi file vengono salvati su dischi diversi (ad esempio di unità di rete) e uno diventa disattivato, è possibile che i collegamenti sarà rotti.