Outlook mantiene i dati archiviati in una cartella di informazioni personali chiamata un file pst. Questa cartella contiene i messaggi di posta elettronica, calendario, attività e contatti. Archiviare le cartelle di informazioni personali quando un progetto viene completato o quando avete bisogno di spazio nella cartella di Outlook. Archivio almeno una volta all'anno. Questo rimuoverà vecchie email dalla cartella informazioni personali e mantenere ragionevole la dimensione della cartella di Outlook. Etichettare le cartelle di archivio con il nome di progetto o anno quindi è possibile tenere traccia di informazioni memorizzate nella cartella di archiviazione.

Istruzioni

1

Aprire Outlook 2007 e selezionare "File" sulla barra dei menu. Selezionare "Archivio". Viene visualizzata la finestra di dialogo Archivio. Fare clic sulla cartella che si intende archiviare. Selezionare l'opzione "Archivia la cartella e tutte le sottocartelle". Specificare una data per il tuo archivio nella sezione "Archivia elementi antecedenti". Fare clic sul campo elenco a discesa e scegliere una data dal calendario. Questa data si sposterà tutti gli elementi in tale cartella nella nuova cartella di archivio.

2

Specificare un file di archivio nell'area "File di archivio". Digitare un nome descrittivo per il tuo archivio. Includono l'anno o il nome del progetto che si desidera archiviare. Sfoglia il computer e selezionare un percorso per la cartella di archivio informazioni personali. Una volta trovata la posizione e "OK" per confermare questo archivio, fare clic su "OK".

3

Mostra il processo di archiviazione nell'angolo inferiore destro della finestra di Outlook. Si vedrà la parola "Archiviazione" come la posta elettronica vengono spostati automaticamente nella cartella archivio. Quando l'archiviazione viene effettuata, questa notifica scomparirà dall'angolo in basso a destra. Verificare che l'archiviazione è svolta controllando le cartelle di Outlook. Vedrete che le email che soddisfano i criteri di data e più vecchi sono stati spostati e non sono più in questa corrente cartella di informazioni personali.