Getting Things Done (GTD) è un sistema di produttività personale sviluppato da David Allen. Mentre Allen ha progettato il sistema per comprendere tutta la vita, è possibile applicare facilmente suoi principi al vostro sistema di email per aiutarti a catturare rapidamente, chiarire e agire sui vostri e-mail basato su obiettivi e impegni. Dopo l'investimento iniziale di messa a fuoco e lo sforzo, un'implementazione di GTD ben progettata può darvi durata privo di stress controllo sulla tua casella di posta elettronica e comunicazione, consente di pensare meno email e quant'altro di vivere riccamente.

Istruzioni

Configurazione iniziale

1

Eliminare o archiviare le vecchie email che sono ancora seduti nella posta in arrivo, ma non sono più utili. Meno si deve nella posta in arrivo, meno si deve organizzare. Per semplicità, scegliere una data e dump ogni email da prima di esso. Se avete problemi eliminando vecchie email in "just in case," ripenso all'ultimo volta che effettivamente agito su informazioni via email oltre il limite che hai scelto. Se non hai mai, sarà probabilmente mai.

2

Impostare le cartelle o etichette chiamate azione e in attesa su. Azione è per le email che vengono avviati, ma avrà più di due minuti per rispondere a. In attesa su è per le email che richiedono qualcun altro a rispondere prima che si può agire su di essi.

3

Impostare un sistema di tickler che porterà le email indietro alla vostra attenzione ad una specifica data futura. Ci sono estensioni e applicazioni per aggiungere questa funzione per la maggior parte dei programmi di posta elettronica o browser Web. Una soluzione più semplice potrebbe essere utilizzare un servizio Web come 3mindMe, LetterMeLater o iTickleMe per portare le email indietro alla vostra attenzione in futuro, quando diventano utilizzabili.

4

Creare cartelle di riferimento del progetto individuale o etichette come si elaborano le e-mail nella posta in arrivo. Se il tuo programma di posta elettronica consente di cartelle nidificate e si desidera per non ingombrare la vostra interfaccia, creare una cartella denominata riferimento. Oltre a ciò, la nidificazione cartelle non è raccomandato per le implementazioni di GTD. Semplicemente creare cartelle di riferimento necessari e lasciarli in un elenco alfabetico.

Svuotare la cartella posta in arrivo

5

Elaborare i messaggi di posta elettronica nella posta in arrivo uno alla volta. Non spostare quello successivo fino a quando hai finito con quella corrente. L'obiettivo è quello di fare, rinviare, delegare, il file o eliminare ogni email. Muoversi rapidamente e non lasciatevi risucchiati risposte lunghe.

6

Risolvere l'email sul posto se ci vorranno due minuti o meno.

7

Copiare nella cartella in attesa per email se hai bisogno di risposta di qualcun altro, prima si può agire su di esso. È possibile creare una cartella separata all'interno del Waiting For per ogni persona.

8

Inviare l'e-mail al tuo tickler per essere inviato a voi dopo un intervallo appropriato se non può agire su di esso ancora, ma sarà in grado di in futuro.

9

Creare una cartella di riferimento per un'email che non contiene nessun elementi eseguibili ma avere informazioni necessarie per un progetto e l'e-mail del file ci. Se non contiene nessun elemento di azione o le informazioni necessarie, eliminarlo e andare avanti.