Mantenere un elenco di indirizzi in Excel Microsoft rende perfetto senso..--ma cosa succede quando è il momento di stampare le etichette degli indirizzi? Creazione di etichette in Microsoft Word da un foglio di calcolo Excel è chiamata "Mailing" o "Stampa unione". Facendo questo con il Microsoft Office 2007 non è mai stato così facile, come gran parte del processo è ora stato automatizzato.

Istruzioni

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Aprire Microsoft Word e avviare un nuovo documento vuoto. Trovare la scheda del menu "Mailing" nella parte superiore e fare clic su di esso. Sotto il menu che appare, fare clic sul pulsante "Inizia stampa unione" e nel menu a tendina che appare, scegli "Etichette" per visualizzare la schermata "Opzioni etichette".

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Nella schermata Opzioni etichette, scegliere il tipo di stampante che verrà utilizzata. In questo caso, una "stampante" si riferisce a una stampante laser o getto d'inchiostro, mentre "Alimentazione continua" si intende un tipo di matrice di punti della stampante. Scegliere il produttore delle etichette. Se le etichette sono un negozio o marca generica, individuare il numero di "Avery equivalente" sul foglio casella o istruzioni per le etichette, quindi scegliere "Avery US Letter" come il fornitore. Infine, individuare il numero di prodotto nell'elenco e fare clic sul pulsante "OK". Word vi avvertirà che il contenuto del file sarà eliminato..--questo è OK, dato che il file deve essere vuoto.

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Fare clic sul pulsante Seleziona destinatari situato accanto al pulsante "Inizia stampa unione" nel menu "Mailing". Nel menu a discesa, scegliere "Usa elenco esistente" e verrà visualizzata una finestra di dialogo Apri File. Individuare il foglio di calcolo Excel che ha gli indirizzi in esso e fare clic su "Apri". Il documento mostrerà ora un tag "<< Next Record >>" a tutti, ma la prima etichetta nella pagina.

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Inserire un blocco di indirizzi cliccando sul pulsante "Blocco di indirizzi". Questo compilerà automaticamente un indirizzo standard dalle colonne del foglio di calcolo Excel. Nella schermata che si apre, un indirizzo di esempio è mostrato come apparirà basata sul file Excel. Se i campi dell'indirizzo di esempio non sono corretti, possono essere modificati facendo clic sul pulsante "Corrispondenza campi". Fare clic su "OK" e un "<< blocco di indirizzi >>" tag verrà inserito nella prima posizione di etichetta. Evidenziare il tag di blocco indirizzo e premere "Ctrl + C per copiarlo. Fare clic appena sotto il tag "Record successivo" nella posizione etichetta adiacente e premere "Ctrl + V" per incollare il testo. Ripetere questa operazione per le etichette rimanenti, assicurandosi che il blocco di indirizzi viene sempre dopo un tag "Record successivo".

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Fare clic sul pulsante "Anteprima risultati" nel menu "Mailing" per vedere come apparirà la pagina e per verificare che i campi di stampa unione sono stati immessi correttamente. Se tutto è OK, fare clic sul pulsante "Finish & Unisci" dal menu "Mailing" e selezionare "Modifica singoli documenti." Word creerà un nuovo documento con gli indirizzi riempiti in e pronti per essere stampati. Se ci sono troppi indirizzi può essere scelto invece l'opzione "Stampa documenti". Questo genererà e stampare automaticamente le etichette.

Consigli & Avvertenze

• Word utilizzerà le intestazioni di colonna nel file di Excel come nomi di campo da utilizzare nella schermata di stampa unione. Assicurarsi che tutte le colonne hanno intestazioni.
• Le intestazioni di colonne di Excel il file standard di dare nomi come "Nome", "Indirizzo 1", "città", ecc. Questo vi aiuterà a parola per identificare correttamente i campi, rendendo il lavoro di funzionalità di blocco di indirizzi in modo più efficiente.