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Come convertire un documento di Word in un File della Guida

Come convertire un documento di Word in un File della Guida


I file della guida, o sistemi di guida in linea, stanno diventando sempre più il formato standard per la comunicazione di informazioni e le istruzioni in modo organizzato ed intuitivo. In un file della guida, è possibile navigare attraverso argomenti chiave o cercare informazioni specifiche più facilmente che in un file di Microsoft Word o PDF. I file della guida non sono altro che pagine HTML Web che vengono compilate in un'interfaccia che consente per l'organizzazione e la ricerca. Sono disponibili per convertire le informazioni in un documento di Word in un file della Guida HTML compilato, diversi strumenti.

Istruzioni

Preparazione

1

Organizzare le informazioni nel documento di Word in modo che è possibile spostarsi facilmente nel file della guida. Questo include la determinazione di quali intestazioni saranno argomenti separati e quindi separare le pagine, nel file della Guida; fornendo collegamenti e riferimenti incrociati all'interno delle pagine di argomento; e strutturare la gerarchia delle intestazioni di contenuto in modo che le informazioni scorre correttamente.

2

Assicurarsi che tutti i titoli, intestazioni e paragrafi nel documento Word sono assegnati uno stile. (Ad esempio: titolo 1, titolo 2, corpo del testo, Note, ecc.) Questo consente al software di conversione mappare un insieme di regole di stile nel documento di Word in un nuovo set di regole di stile nel file della guida. Da questo, il file della guida finale visualizzerà un aspetto pulito e coerente.

3

Selezionare uno strumento software per eseguire la conversione. Le applicazioni software che converte i documenti di Word in formato HTML aiutano gamma di file da programmi semplificati, piccolo-fee a soluzioni di livello enterprise più costose.

4

Progettare la struttura, layout e aspetto generale che desiderate per il file della guida. È una buona idea per disegnare le vostre idee su carta prima di progettare nello strumento di conversione.

Conversione

5

Determinare le posizioni sul tuo computer il documento di Word di origine e la destinazione per il nuovo file di aiuto e conversione file di supporto. È importante garantire che si sta selezionando il file corretto e che si sa dove sono andando essere creati i file di output.

6

Definire gli stili di testo per il file della guida del software di conversione. Questo include il font, la dimensione del carattere, colore e cose come grassetto e sottolineano. Tutti gli elementi nel file della guida, inclusi intestazioni, passaggi, elenchi puntati, piè di pagina e corpo del testo, dovrebbero avere loro stili definiti.

7

Progettare l'aspetto del file della guida del software di conversione. Questo può variare in base la sofisticazione del software di conversione che si utilizza. Molti strumenti consentono di personalizzare i colori nei bar di titolo, posizione degli elementi di testo e immagini e filigrane su ogni pagina.

8

Mappare gli stili di testo nel documento di Word per gli stili di testo corrispondenti per il file della guida. È possibile collegare questi stili nel software di conversione. Questo assicura che ogni elemento di testo importato dal documento di Word viene sempre convertito e visualizzato il modo definito per il file della guida.

9

Configurare le funzionalità che si desidera venga visualizzato nel file della guida. Caratteristiche tipiche comprendono una visualizzazione della struttura degli argomenti, un indice e un campo di ricerca. Altre opzioni sono disponibili e i più sofisticati strumenti di software di conversione consentono di creare opzioni personalizzate utilizzando JavaScript.

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Convertire il documento di Word in file della Guida utilizzando il software di conversione. Questo processo di conversione può richiedere diversi minuti per eseguire, a seconda del software di conversione e la complessità del documento Word.

Risoluzione dei problemi e pulizia

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Correggere eventuali errori verificatisi durante la conversione. Gli errori sono comuni durante la conversione di documenti di Word per i file della guida. Maggior parte degli strumenti software di conversione forniscono file di registro per aiutare a determinare la natura dell'errore e modi per correggerlo.

12

Rileggere il file di aiuto. Controllare ogni pagina per garantire che la conversione ha funzionato correttamente e viene visualizzato tutto il contenuto. Si potrebbero anche trovare le modifiche che si desidera rendere la struttura e la navigazione. Può essere difficile prevedere come un file della guida sarà guardare e funzionare fino al dopo averla creata.

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Testare il link nel file della guida, compresa la tabella di contenuti e indice, come pure i riferimenti incrociati in ogni pagina di argomento. A volte i collegamenti possono essere definiti in modo non corretto e potrebbe essere necessario essere corretto nel documento di Word.

Consigli & Avvertenze

  • Microsoft fornisce un programma di utilità libero per lavorare con file di guida in linea denominati Microsoft HTML Workshop. Questo strumento consente di modificare alcune opzioni di configurazione nel file della guida senza dover convertire nuovamente il documento di Word. A seconda la sofisticazione del software di conversione, HTML Help Workshop potrebbe fornire alcune opzioni che non sono disponibili nel vostro software di conversione.
  • Creare una copia di backup del file di Word prima di tentare di convertirlo in un file della guida. Questa precauzione può evitare di perdere il lavoro se il file è danneggiato o altri gravi errori si verificano durante la conversione.
  • Le specifiche di questi passaggi, nonché l'ordine in cui vengono eseguite, potrebbero variare leggermente basato su quale software di conversione si utilizza.