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Come creare un criterio di conservazione di posta elettronica



Garantire l'osservanza ottima di conservazione della posta elettronica attraverso lo sviluppo di una politica che è facile da usare. Definire termini chiave e dare abbastanza esempi così dipendenti saranno in grado di capire la differenza tra i messaggi che devono essere mantenuti perché forniscono informazioni di sistemi critici e quelli che possono essere rapidamente eliminati perché offrono niente di più che la data e il luogo della prossima riunione personale. Soprattutto, coinvolgere dipendenti spiegando come la politica sostiene gli obiettivi della società enterprise.

Istruzioni

1

Illustrare gli obiettivi della politica. Ad esempio, può abbassare i costi operativi, migliorare la produttività, ridurre la possibilità che importante messaggi andranno persi, o guida l'azienda rispettano le normative.

2

Identificare l'ambito della politica. Vedi, per esempio, il criterio di conservazione di posta elettronica della California State University si applica a "tutti gli utenti e titolari di un conto" della scuola ed e-mail o sistemi di messaggistica istantanea supporta la scuola. Vedi anche il criterio di conservazione di posta elettronica del Sans Institute che elenca quattro categorie di corrispondenza la politica copre - amministrativa, fiscale, generale ed effimera.

3

Discutere la politica spiegando le differenze tra "transitorio" e "valore duraturo" messaggi. Dare esempi di ciascuno. Dipendenti per eliminare i messaggi "transitori" che consigliano loro di riunioni imminenti personale diretti. Ma dire ai dipendenti di conservare i messaggi "valore duraturo" che informa di un cambiamento nella politica di utilizzo di Internet della società.

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Consultare un statuto o corporation di legge che richiede di essere conservati i messaggi di "valore duraturo". In questo modo consente ai dipendenti di comprendere lo scopo della politica. Ad esempio, California State University ha spiegato che i dipendenti mantengano i messaggi "valore duraturo" di rispettare gli ordini esecutivi della scuola sulla conservazione dei record.

5

Delegare la responsabilità di determinare se i messaggi hanno "valore duraturo" capi reparto in casi dove l'indicazione non è chiara. Ad esempio, il Presidente del reparto contabilità in una società dovrebbe disporre autorità per istruire la sua squadra per eliminare i messaggi dal reparto acquisti che sono più di sei mesi di età.

6

Decidere se si avrà un "periodo di mantenimento predefinito" per i messaggi rimanenti nella posta in arrivo dei dipendenti per lunghi periodi di tempo. In caso affermativo, specificare quando i messaggi vengono eliminati automaticamente. Ad esempio, si potrebbe dire che le email lasciato in posta in arrivo dei dipendenti per più di 90 giorni e non dato l'indicazione "valore duraturo" verranno automaticamente rimosso dal sistema.

7

Identificare quale dipartimento è responsabile di stabilire e far rispettare i criteri di conservazione di posta elettronica. La maggior parte delle società lasciano che l'unità di tecnologia di informazioni.

8

Definire i termini usati nella politica per evitare confusione. Ad esempio, definire i termini "approvato posta elettronica" o "utenti autorizzati" come fa la politica di Sans Institute.