L'Adobe PDF Portable Document Format (), introdotto nel 1990, consente a persone che lavorano in diverse applicazioni o sistemi operativi per condividere documenti. Il PDF è ampiamente usato per Web-distribuzione dei documenti e definisce lo standard per l'archiviazione di documenti. (Vedere riferimenti 1) La maggior parte PDF sono ricercabili, significato è possibile individuare automaticamente parole specificate o dati all'interno del testo, ma la creazione di un indice aumenta la velocità di ricerca in documenti di grandi dimensioni. È possibile leggere documenti PDF con Adobe Reader, disponibile gratuitamente al sito Web di Adobe (Vedi risorse), ma è necessario Adobe Acrobat per creare un indice. (Vedere riferimenti 2)

Istruzioni

1

Aprire il documento per verificare che contenga testo ricercabile. Selezionate "Trova" dal menu "Modifica" e prova il documento tramite la ricerca di un termine nel testo. Se la funzione di ricerca funziona, siete pronti per creare un indice. Documenti scansionati, che vengono salvati come immagini di testo, piuttosto che il testo effettivo, devono essere convertiti in testo ricercabile prima è possibile indicizzare loro.

2

Convertire un documento non consultabile in Acrobat andando su "Documento > OCR testo riconoscimento > Riconosci testo" tramite OCR. ("OCR" è il riconoscimento ottico dei caratteri). Selezionare tutte le pagine da convertire l'intero documento. Fare clic su modifica e scegliere Immagine ricercabile in menu pull-down per stile Output PDF. È anche possibile scegliere una lingua diversa dall'inglese dal menu Modifica.

3

Creare l'indice scegliendo "Avanzate > elaborazione documento > Gestisci Embedded indice." Si otterrà un messaggio che dice "il documento non contiene un indice incorporato." Fare clic sul pulsante indice incorporare. La finestra successiva è un avviso che dice che Acrobat sta per chiudere e salvare il documento, creare un indice e incorporarlo nel file. Fare clic su "OK" Acrobat verrà elaborare il documento e aprirlo nuovamente automaticamente quando l'indice è completato.

Consigli & Avvertenze

• Anche se avete bisogno di Acrobat per creare e incorporare l'indice, si vedrà una maggiore velocità di ricerca anche nell'applicazione gratuita Adobe Reader. È inoltre possibile estrarre il testo da documenti PDF per renderlo ricercabile dal software di sistema di Windows utilizzando iFilter. Documenti PDF elaborati da iFilter possono essere cercati sul desktop locale, un server o su Internet.
• Aggiornare l'indice dopo aver apportato le modifiche nel documento andando su Avanzate > elaborazione documento > gestire Indice incorporato e scegliendo Aggiorna indice. Se si modifica e salvare il documento senza aggiornare l'indice, verrà automaticamente rimosso. (Vedi i riferimenti 3)