Un totale parziale è un subtotale per il campo numerico (ad esempio "vendito") di una tabella di database. Il subtotale è fatto per un set di record raggruppati per un campo diverso nella tabella. È facilmente possibile visualizzare i totali in esecuzione in Access utilizzando i suoi strumenti di creazione di report.

Istruzioni

1

Creare o individuare una tabella di database di esempio per eseguire i subtotali. Immettere i seguenti dati della tabella se non avete il vostro. Immettere la prima riga di questa tabella come nomi di colonna (cioè "campo") della tabella:

Editore, entrate, categoria
Penguin Publishing, $123, come-a
Libri di Harcourt, $456, come-a
Penguin Publishing, $789, romance
Penguin Publishing, $432, romance
Penguin Publishing, $767, come-a
Libri di Harcourt, $65, come-a
Libri di Harcourt, $87, romance
Libri di Harcourt, $654, romance

2

Premere "Ctrl-s" per salvare la tabella su disco. Quando verrà richiesto, digitare il nome "BookRevenues".

3

Selezionare la tabella "BookRevenues" facendo clic sull'icona nella finestra di navigazione Access' (a sinistra dello schermo). Fare clic su "Crea", sulla barra degli strumenti Access', seguita da facendo clic sull'icona della barra degli strumenti "Report". (Se si utilizza Access 2003, selezionare "Oggetti", poi "Report", poi "Nuovo", per creare un nuovo report).

Si noti che entrambe le aziende nel campo "Autore" del report sono elencate insieme.

4

Fare clic destro sul campo "Editore" della relazione e scegli "Raggruppa il Publisher". Si noti che ogni casa editrice viene ora visualizzato nella propria area. Si noti inoltre che il campo "Ricavi" Visualizza solo i dati di vendita che originariamente immesso..--tranne che per le entrate ammontano a nella parte inferiore di questo campo.

5

Fare clic sull'icona "Group & Sort" sotto la scheda "Struttura" della barra degli strumenti, se la finestra di "Raggruppamento, ordinamento e totale" non è ancora visibile sotto la finestra del report principale.

6

Scegliere il "più >" testo nella finestra "Raggruppamento, ordinamento e totale", che Visualizza più opzioni per la creazione di totali. Fare clic sulla "con un fatturato pari a" elenco a discesa casella, che viene visualizzata la finestra di pop-up "Totali".

7

Selezionare il campo "Ricavi" nell'elenco a discesa accanto a "Totale On" di totale parziale del campo corretto. Quindi fare clic su casella di controllo "Visualizza i subtotali in piè di pagina gruppo" per visualizzare i totali parziali per ogni server di pubblicazione. Fare clic su qualsiasi punto vuoto nel report principale o raggruppamento windows per aggiornare il report.

8

Esaminare il campo "Ricavi", che ora Visualizza i totali parziali per ogni server di pubblicazione. Ripetere il passaggio 7 se non vedete i subtotali visualizzati correttamente, perché l'elenco a discesa "Totale su" a volte scivola al campo di un'altra, irrilevante. Salvare il report premendo "Ctrl-s" e digitando un nome di report.

9

Iniziare a creare un altro report con un subtotale il "genere". Iniziare a ripetere il passaggio 3, quindi facendo doppio clic sul campo "Categoria" nella nuova relazione. Si noti che questo campo salta sul lato sinistro della relazione e che tale report visualizzi ogni categoria nella propria area.

10

Ripetere le istruzioni dal passaggi 6 e 7. Si noti il nuovo, l'esecuzione totale che il report viene visualizzato; ogni categoria ("How-to" e "romance") ha una propria subtotale.