Estrarre informazioni da un database di Access per inserire in un messaggio di posta elettronica è un processo in due fasi. In primo luogo, è necessario selezionare le informazioni dal database e l'output in un formato trasmissibile tramite email. Quindi, i dati automaticamente allega a un messaggio di posta elettronica insieme a qualsiasi altro contenuto desiderato e viene inviati. Esistono diversi formati tra cui una versione PDF, testo o un foglio di calcolo, con il tipo PDF essendo più utilitaristici, purché l'utente non ha bisogno di manipolare i dati ricevuti.

Istruzioni

1

Aprire il database di Access contenente le informazioni da cui si desidera creare un messaggio di posta elettronica. Ad esempio, se stai lavorando con un database di appartenenza ed è necessario inviare una email con un promemoria di rinnovamento di appartenenza, è possibile allegare dati come la data di rinnovo e quantità insieme a qualche testo standard.

2

Evidenziare i dati (nella finestra del database contenente la tabella con le informazioni desiderate) da allegare utilizzando il cursore, tenendo premuto il tasto "Shift" per selezionare più di un elemento.

3

Fare clic su "File" ed "E-mail" dal menu in alto. Selezionare un formato di output nella finestra di "Invia oggetto come" che si apre. Opzioni includono il vecchio formato di Excel (. xls), Excel 2007 (. xlsx) formato, una cartella di lavoro binaria di Excel (xlsb), HTML, PDF, Rich Text Format (. RTF), file di testo (txt) o una scelta XPS. Avete una scelta di emettere "Tutti" o la "selezione". Dal momento che avete fatto una selezione, lasciare il pulsante che è già selezionato come è. In caso contrario, fare clic su "All" per inviare il contenuto dell'intera tabella. Fare clic su "OK".

4

Immettere l'indirizzo e-mail del destinatario o copia e incolla da database di Access nella "a:" campo del software di posta elettronica che si apre. Il campo allegato elenca un file contenente le informazioni selezionate. Aggiungere eventuali commenti al testo del messaggio di posta elettronica e fare clic su "Invia".

Consigli & Avvertenze

• Se si seleziona HTML come formato di uscita, sarà necessario scegliere un modello HTML.
• A seconda delle impostazioni di protezione del destinatario posta elettronica, potrebbe non essere in grado di accettare file eseguibili come quelli che terminano in ".exe." Utilizzando il formato PDF è un modo più sicuro per eseguire questa operazione. Tuttavia, potrebbe essere visualizzato un avviso che una o più colonne sono troppo larghi per il formato, nel qual caso sarà necessario armeggiare con il database.