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Come creare una lettera in Microsoft Word

È possibile creare lettere tipo in Microsoft Word utilizzando una stampa unione. Una stampa unione prende i record da un'origine dati, ad esempio un foglio Excel o un elenco di contatti di Outlook e unisce i dati in una lettera. La lettera è lo stesso per ogni destinatario, ad eccezione dei campi di stampa unione. I campi visualizzano le informazioni dall'elenco di dati. Utilizzare la funzione di stampa unione per creare lettere tipo, etichette o buste e le email anche massa.

Istruzioni

1

Impostare il documento principale su un nuovo documento vuoto in Microsoft Word. Selezionare "Inizia stampa unione" nella scheda Mailing nel gruppo Inizia stampa unione. Selezionare "Lettera" dal menu a discesa Inizia stampa unione.

2

Collegare la lettera all'origine dati facendo clic su "Seleziona destinatari" nella scheda Mailing nel gruppo Inizia stampa unione. Scegliere "Contatti di Outlook per l'utilizzo" per connettersi al tuo elenco contatti di Outlook, "Uso esistente Data Source" per connettersi a un database di Excel o Access o "Creare un nuovo dati File in Word" per digitare una nuova origine dati. Clicca su "Vai al passaggio successivo."

3

Se avete bisogno di scegliere chi riceverà la lettera, perfezionare l'elenco di destinatari. Se ognuno riceverà la lettera di forma, basta selezionare "Vai al passaggio successivo". In caso contrario, selezionare "Filtro" in "Raffina elenco destinatari," poi selezionare i destinatari e fare clic su "Vai al passaggio successivo".

4

Impostare il documento principale digitando la lettera di forma. Per aggiungere campi di stampa unione, selezionare "Blocco di indirizzi," "Formula di apertura" o "Inserisci campi unione" sull'invio scheda nel gruppo Scrivi e Inserisci. Per inserire singoli campi unione, selezionare i campi nell'area di "Campi" sulla finestra Inserisci campi unione. Fare clic su "Inserisci" e poi "Chiudi".

5

Visualizzare in anteprima la stampa unione selezionando "Anteprima risultati" nella scheda indirizzi del gruppo Anteprima risultati. Nel gruppo Anteprima risultati alla pagina attraverso i risultati della stampa unione, fare clic su "Record successivo" o "Record precedente".

6

Completare la stampa unione facendo clic su "Finish & Merge" nella scheda indirizzi del gruppo fine. Scegliere "Stampa documenti" o "Invia messaggio di posta elettronica".

Consigli & Avvertenze

  • È possibile connettersi a origini dati diverse da Outlook, Word, Excel e Access. Questi includono un file di singola tabella HTML, un oggetto collegamento e incorporamento (OLE) database e un file di testo semplice che è delimitato da virgole con singoli record separati da un segno di paragrafo.
  • Un blocco di indirizzi include il nome del destinatario, indirizzo, città, stato e codice postale strutturate come un indirizzo su una busta.
  • Inserimento di una formula di apertura, si apre una schermata che vi chiede di scegliere una formula di apertura come "Caro" o "A", così come un formato di nome.
  • Si possono inserire tutti i campi unione in una sola volta e quindi spostarli nella posizione desiderata nel modulo oppure inserire i campi uno alla volta durante la digitazione.