Se è necessario contattare lo stesso gruppo di persone periodicamente..--anche se non è terribilmente spesso - ha buon senso per creare una mailing list. È possibile utilizzare una mailing list ogni anno per biglietti di auguri o una festa annua, ogni mese per un club del libro, ogni settimana per un gioco di carte regolari. Uno dei grande vantaggi di una mailing list è che, correttamente aggiornato, vi libera dal dover ricordare tutti quelli della lista ogni volta che è necessario inviare carte o di altre comunicazioni.

Istruzioni

1

Creare un nuovo foglio di calcolo e assegnargli un nome descrittivo, ad esempio "Vacanza Mailing List".

2

Aggiungere intestazioni nella riga 1. Se si è certi che si utilizzerà questa mailing list solo per indirizzi su buste e non per fare le lettere di forma (che possa implicare utilizzando nomi solo in alcuni casi, ad esempio), etichetta le colonne come segue:

A1: Nome e cognome
B1: Indirizzo 1
C1: Indirizzo 2
D1: Città, stato Cap

Se potrebbe essere necessario separare gli elementi dell'elenco, ad esempio nome e cognome, selezionare una colonna per ciascuno. A1 diventa "Nome" B1 diventa "Last name" e così via. Si potrebbe anche aggiungere una colonna per "soprannome". La busta potrebbe leggere William Smith, ma forse la lettera inizia "Caro Bill."

3

Compilare le righe sotto le intestazioni di colonna. Se "Indirizzo 2" non si applica in alcuni casi, basta lasciarlo vuoto. Se alcune delle informazioni dei tuoi contatti include nomi di società, è possibile immettere quelli come "Indirizzo 1" oppure aggiungere una colonna di "Azienda", riempirlo o lasciandolo vuoto come appropriato.

4

Controllare ogni voce per errori tipografici o altri errori.

5

Salvare il foglio di calcolo. È possibile ora utilizzare come riferimento per l'indirizzamento a mano o come fonte per un programma di elaborazione testi per creare e stampare buste automaticamente.

Consigli & Avvertenze

• È possibile utilizzare un singolo foglio di calcolo per tutte le mailing list aggiungendo che una colonna intitolata "Elenco". Per ogni indirizzi, aggiungere che il motivo la persona è presente nell'elenco, ad esempio, "club del libro". Quindi quando hai bisogno di contattare il club del libro, potete ordinare l'elenco per la colonna "Elenco" e facilmente selezionare solo quelle persone.
• Se si dispongono di molti indirizzi inseriti in un elenco di indirizzi o i contatti indirizzi di posta elettronica, provare a esportare la Rubrica in un file di foglio di calcolo (. xls). È più facile eliminare molte righe di informazioni estranee rispetto a digitare gli indirizzi nel fresco e veloce.