Voi avete un grande schedario traboccante di dichiarazioni, corso note e altri elementi di documenti che prendono un sacco di spazio e possono essere difficile da cercare. Questa guida vi dirà come trasferire questi file in formato digitale sul tuo computer per risparmiare spazio e fornire per semplificare il backup e la ricerca.

Istruzioni

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In primo luogo, assemblare i materiali di consumo. Probabilmente avrete già un computer e un po ' organizzazione dei file. Quello che non si potrebbe avere è uno scanner adatto. Numero elevato di documenti di scansione con uno scanner piano può essere un vero strazio, quindi investire in un uno scanner che può accettare un numero di fogli di carta alla volta. Abbastanza stranamente, possibile molto più costoso rispetto all-in-one stampante/fax/scanner scanner dedicato. La maggior parte hanno abilità paragonabili in termini di risoluzione che possono produrre - quello che più ti interessa è quanti fogli lo scanner può accettare contemporaneamente. Inoltre, è possibile leggere recensioni online per assicurarsi che l'alimentatore non marmellata. Un'opzione aggiuntiva che potrebbe tornare utile è la capacità di auto-duplex la scansione - questo vi permetterà di acquisire entrambi i lati di un documento senza un manuale di ricaricamento passo.

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Dopo aver ottenuto tutti i materiali a portata di mano, passare attraverso i file che si desidera elaborare e ordinarli. Ti consigliamo di gruppo carta di larghezza simile insieme (cioè carta notebook insieme al documento del taccuino, carta per fotocopiatrici con carta per fotocopiatrici) e separare i documenti che hanno piegato gli angoli, le lacrime o altri danni che potrebbe interferire con l'alimentatore documenti. Quindi, raggruppare i documenti in batch che lo scanner può accettare; per esempio, fasci di dieci pagine. Questi documenti fascicolati possono andare nella casella "in".

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Ora, si è pronti per eseguire la scansione! Caricare il software di scansione fornito con la stampante / scanner e caricare il primo lotto di documenti nello scanner. Scegli una risoluzione adeguata - 300 dpi è standard e di solito più che sufficiente. Scegliendo una risoluzione più alta può causare un'immagine di migliore qualità, ma questo richiederà più tempo per la scansione e più spazio per riporre. Scegliere Scala di grigi invece di colore pieno può anche risparmiare spazio su disco. Per i documenti, PDF è un buon formato per scegliere, come sarà più facile ai documenti di gruppo con più pagine in un unico documento, che sarebbe stato con immagini.

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Continuare a elaborare il resto dei tuoi documenti. Se si dispone di molte carte tipizzate, potrebbe essere la pena di investire in software di OCR (come ABBYY Finereader). Questo converte il testo nei documenti di testo modificabile e ricercabili. Il software è molto meno affidabile per documenti scritti a mano.

Consigli & Avvertenze

• Se si tenta di impostare lo scanner a un'altezza comoda per un facile caricamento.
• Trovare un libro da leggere o un film da guardare mentre si esegue la scansione. Il processo può richiedere qualche tempo.
• Non buttare via gli originali di carta fino a quando non si sono verificate le copie digitalizzate e li il backup.
• Questo può essere un grande progetto. Se siete a corto il tempo e avere soldi in più, si potrebbe considerare l'assunzione di un servizio di scansione dei documenti.