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Come eliminare i valori duplicati in Report di MS Access



Microsoft Access, come la maggior parte dei programmi di database, include un campo per ogni riga di dati che identifica in modo univoco ogni record. In Access, questo campo è noto come il campo chiave primaria. Esempi di un campo chiave primaria ID numero, numero e attività data dell'ordine. Quando query omettono questi campi di chiave primaria, si noterà valori duplicati che compaiono sul vostro rapporto. Tecnicamente, questi risultati non sono duplicati effettivi, come i campi chiave primaria per i record non sarebbero partita. Tuttavia, accesso fornisce un modo per eliminare questi campi con dati duplicati per snellire il vostro rapporto. Questi passaggi sopprimono record dove tutti i valori del campo restituito dalla query sono uguali.

Istruzioni

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In Access aprire una query esistente o creare una nuova query utilizzando la creazione guidata query per selezionare i record che si desidera visualizzare nel report.

2

Includere nei campi solo query che contengono dati duplicati. Se si dispone di ulteriori campi di chiave primaria o campi compresi dati univoci nei risultati della query, i dati duplicati in quelle righe che contengono un identificatore non verranno eliminati. Ad esempio, se si dispone di due righe di dati compreso il numero di ordine, nome e indirizzo e i campi nome e indirizzo contengono dati duplicati ma i campi Numero ordine includono dati univoci, le righe non verranno soppressi. Se si omette il campo numero di ordine dai risultati della query, il campo nome e l'indirizzo duplicato verrà eliminato come non c' sono più alcun dati univoci associati alla riga.

3

Scegliere le opzioni di visualizzazione nel menu dell'intestazione della "Visualizzazione struttura".

4

Aprire la "finestra delle proprietà" facendo clic destro in un'area vuota della query e selezionare "proprietà" o si può scegliere "Finestra delle proprietà" dal menu "Mostra/Nascondi" nell'intestazione. Nella finestra delle proprietà individuare la proprietà denominata "Valori univoci". Modificare la proprietà per "Valori univoci" a "yes". Una volta che questa proprietà è impostata su "yes", non sarà in grado di modificare i campi o modificare i dati nella visualizzazione query.

5

Eseguire la query e visualizzare i risultati in visualizzazione foglio dati. Tutti i valori duplicati dovrebbero essere soppresso nei risultati della query.

6

Creare il report utilizzando la query modificata con i valori duplicati repressa. Il report include solo la prima istanza del valore duplicato nei risultati. I rimanenti record duplicati nascondono dalla visualizzazione.

Consigli & Avvertenze

  • Questo metodo di soppressione duplicato in Access funziona solo se tutti i valori di campo duplicati. Due o più record possono solo essere considerati duplicati da Access quando tutti i campi nei risultati della query includono gli stessi valori. Se sono diversi i valori in un campo singolo, ogni record è unico, e non è possibile nascondere i record utilizzando questo metodo.