Microsoft Access, come la maggior parte dei programmi di database, include un campo per ogni riga di dati che identifica in modo univoco ogni record. In Access, questo campo è noto come il campo chiave primaria. Esempi di un campo chiave primaria ID numero, numero e attività data dell'ordine. Quando query omettono questi campi di chiave primaria, si noterà valori duplicati che compaiono sul vostro rapporto. Tecnicamente, questi risultati non sono duplicati effettivi, come i campi chiave primaria per i record non sarebbero partita. Tuttavia, accesso fornisce un modo per eliminare questi campi con dati duplicati per snellire il vostro rapporto. Questi passaggi sopprimono record dove tutti i valori del campo restituito dalla query sono uguali.
Istruzioni
1
In Access aprire una query esistente o creare una nuova query utilizzando la creazione guidata query per selezionare i record che si desidera visualizzare nel report.
2
Includere nei campi solo query che contengono dati duplicati. Se si dispone di ulteriori campi di chiave primaria o campi compresi dati univoci nei risultati della query, i dati duplicati in quelle righe che contengono un identificatore non verranno eliminati. Ad esempio, se si dispone di due righe di dati compreso il numero di ordine, nome e indirizzo e i campi nome e indirizzo contengono dati duplicati ma i campi Numero ordine includono dati univoci, le righe non verranno soppressi. Se si omette il campo numero di ordine dai risultati della query, il campo nome e l'indirizzo duplicato verrà eliminato come non c' sono più alcun dati univoci associati alla riga.
3
Scegliere le opzioni di visualizzazione nel menu dell'intestazione della "Visualizzazione struttura".
4
Aprire la "finestra delle proprietà" facendo clic destro in un'area vuota della query e selezionare "proprietà" o si può scegliere "Finestra delle proprietà" dal menu "Mostra/Nascondi" nell'intestazione. Nella finestra delle proprietà individuare la proprietà denominata "Valori univoci". Modificare la proprietà per "Valori univoci" a "yes". Una volta che questa proprietà è impostata su "yes", non sarà in grado di modificare i campi o modificare i dati nella visualizzazione query.
5
Eseguire la query e visualizzare i risultati in visualizzazione foglio dati. Tutti i valori duplicati dovrebbero essere soppresso nei risultati della query.
6
Creare il report utilizzando la query modificata con i valori duplicati repressa. Il report include solo la prima istanza del valore duplicato nei risultati. I rimanenti record duplicati nascondono dalla visualizzazione.
Consigli & Avvertenze
- Questo metodo di soppressione duplicato in Access funziona solo se tutti i valori di campo duplicati. Due o più record possono solo essere considerati duplicati da Access quando tutti i campi nei risultati della query includono gli stessi valori. Se sono diversi i valori in un campo singolo, ogni record è unico, e non è possibile nascondere i record utilizzando questo metodo.