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Come esportare dati da Excel per rendere le etichette

Come esportare dati da Excel per rendere le etichette


Creazione di etichette stampa utilizzando i dati esportati da Microsoft Excel richiederà una stampa unione con Microsoft Word. Una stampa unione crea un foglio di etichette utilizzando i dati memorizzati nei campi su un foglio di calcolo Excel. Per raggiungere i risultati desiderati, i dati del foglio di calcolo devono essere adeguatamente preparati e quindi Word deve essere utilizzato per configurare, organizzare e stampare le etichette.

Istruzioni

1

Preparare i dati del foglio di calcolo Excel per la stampa unione utilizzando le intestazioni di colonna chiaramente identificabili. Nella parte superiore di ogni colonna contenente dati, ci dovrebbe essere il testo digitato in che spiega la natura dei dati in tale colonna. Questo è chiamato l'intestazione di colonna. Gli esempi includono "Nome," "Last Name", "Street Address" e "Città". Non utilizzare i nomi ambigui come "Dati di colonna 1".

2

Assicurarsi che una colonna separata è utilizzata per ogni elemento che verrà esportata nella stampa unione. Non combinare elementi quali indirizzo, città, stato e codice di avviamento postale nella stessa colonna. Salvare e chiudere il foglio di calcolo.

3

Aprire Microsoft Word. Fare clic sull'opzione "Inizia stampa unione" nel gruppo di programmi "Inizia stampa unione", situato nella scheda indirizzi.

4

Fare clic su "Etichette". Scegliere l'opzione "stampanti ad alimentazione continua" o "Stampanti a pagina", quindi specificare quale cassetto da utilizzare. Selezionare le informazioni del fornitore di etichetta dal menu a discesa, quindi selezionare il numero di prodotto di etichetta che deve essere elencato sulla confezione etichetta o sul retro di ogni foglio di etichette. Fare clic su "OK". Word creerà un documento con il layout del foglio di etichette diviso da linee della griglia.

5

Fare clic sul pulsante Microsoft Office (il pulsante circolare recante il logo di Microsoft Office), quindi fare clic su "Opzioni di Word". Fare clic su "avanzate". Scorri fino alla sezione "Generale" e fare clic sulla casella accanto a "Conferma conversione formato file all'apertura" per inserire un segno di spunta in esso. Fare clic su "OK".

6

Fare clic sull'opzione "Seleziona destinatari" nel gruppo di programmi "Inizia stampa unione", situato sulla scheda di indirizzi fare clic "Usa elenco esistente."

7

Individuare il file di foglio di calcolo di Excel utilizzando la finestra di dialogo "Seleziona origine dati". Fare clic sull'opzione "Fogli di lavoro Microsoft Excel tramite DDE (*. xls)" dal menu a discesa, quindi fare clic su "OK".

8

Selezionare l'intervallo di celle o il foglio di calcolo dalla finestra di dialogo Microsoft Office Excel sotto il testo "Nome o intervallo". Fare clic su "OK". Le etichette sono ora collegate ai dati di foglio di calcolo Excel.

9

Fare clic sull'opzione "Modifica elenco destinatari" nel gruppo di programmi "Inizia stampa unione", situato nella scheda indirizzi.

10

Utilizzare la finestra di dialogo "Destinatari stampa unione" per selezionare singoli record facendo clic sulla casella accanto a ogni record che si desidera includere o deselezionando la casella di controllo per tutti i record che si desidera escludere. Fare clic sull'intestazione di ogni colonna per cambiare l'ordinamento tra ordine alfabetico o in ordine alfabetico inverso. Modificare l'ordinamento facendo clic sul pulsante "Ordina" sotto il "Perfezionamento elenco destinatari", quindi selezionando il vostro ordinamento dalla scheda "Ordina i record" nella finestra di dialogo "Ordinamento e filtro".

11

Filtrare i record facendo clic su "Filtro" della scheda "Perfezionamento elenco destinatari" utilizzare la finestra di dialogo "Ordinamento e filtro" nella scheda "Filtro record" per ordinare i record di nome, paese, regione, città, codice postale, ecc.

12

Popolare le etichette con i segnaposto che indicano dove i dati del foglio di calcolo saranno messo sull'etichetta. Ogni segnaposto corrisponde ai dati in ogni colonna ed è racchiuso tra virgolette. Ad esempio, se l'intestazione di colonna per una colonna di dati del foglio di calcolo è "Indirizzo" il segnaposto che dovrebbe essere messo sull'etichetta nel posto dove si desidera che l'indirizzo venga visualizzato leggerà ««Street Address»». Per inserire un segnaposto, utilizzare le icone nel gruppo "Scrivi e Inserisci campi" nella scheda indirizzi, scegliere un tipo di segnaposto, impostare segnaposto opzioni nella finestra di dialogo a comparsa e fare clic su "OK" per inserire.

13

Fare clic sull'icona "Aggiorna etichette" nel gruppo "Scrivi e Inserisci campi" nella scheda indirizzi per replicare i segnaposto dalla prima etichetta a tutte le altre etichette della pagina.

14

Nella scheda indirizzi per visualizzare in anteprima la stampa unione, fare clic su "Anteprima risultati". Fare clic sull'icona "Finitura e Unisci" della scheda lettere per esportare i dati dal foglio di calcolo Excel in Microsoft Word. Fare clic su "File" e scegliere "Stampa" per stampare le etichette.