Microsoft Access memorizza, modifica e visualizza le informazioni in un'interfaccia personalizzata. La struttura inizia con tabelle, che memorizzano informazioni e simile ai fogli di calcolo. Ma Access consente di creare più tabelle correlate che puntano a vicenda, riducendo la ridondanza e aumentare l'integrità dei dati. Tutti gli altri oggetti, comprese le query, maschere e report, sono strumenti che ti permettono di decidere come visualizzare e modificare tali informazioni. L'efficienza di un database si basa sulla forza le tabelle, quindi trascorrere un tempo sufficiente organizzare tavoli prima di passare ad altri oggetti vi farà risparmiare tempo nel lungo periodo.

Istruzioni

1

Aprire Microsoft Access e scegliere un modello tra i "modelli disponibili" o creare un nuovo database selezionando l'opzione "Database vuoto" o "Database Web vuoto" sulla schermata principale. I modelli sono disponibili da Microsoft Office online e si possono ottenere iniziato generando gli elementi di base di un database. Salvare il database in un formato di file che è compatibile con tutti i computer e gli utenti.

2

Creare nuove tabelle facendo clic sulla scheda "Crea" della barra multifunzione nella parte superiore della pagina e selezionando "Table". Aggiungere campi facendo clic sulla casella a discesa accanto a "Aggiungi campo" intestazione del campo. Il campo nome e selezionare il tipo di dati con questo strumento.

3

Importare i dati che avete da Microsoft Excel selezionando la scheda "Dati esterni" della barra multifunzione e cliccando su "Excel" sotto le opzioni di menu di "Importazione". È possibile importare dati in uno dei tavoli che appena creato o come una nuova tabella. Se si importa un foglio di Excel come una nuova tabella, è necessario che le intestazioni di campo abbinerà le intestazioni di campo del foglio di calcolo.

4

Personalizzare la visualizzazione dei dati mediante la creazione di query per visualizzare informazioni sulla base di criteri. Sotto la scheda "Crea", fare clic su "Query" e a piedi attraverso i passaggi per definire una query basata su una o più tabelle. Utilizzare query per visualizzare dati limitati da una tabella o combinare informazioni provenienti da più tabelle per visualizzare le informazioni correlate.

5

Creare moduli per aggiungere, eliminare e modificare i record selezionando la "Creazione guidata maschera" nella scheda "Crea". In molti database, forme forniscono la migliore interfaccia per inserimento dati perché consentono su misura di filtraggio, ordinamento e organizzazione delle informazioni. Essi consentono anche di visualizzare informazioni correlate da più fonti in un'unica schermata, permettendo di creare riferimenti incrociati di informazioni senza dover passare oggetti.

6

Generare report per visualizzare i dati in modo semplice o su misura. Utilizzare la "Creazione guidata Report" scheda "Crea" per generare fatture, ricevute, rapporti di vendita e altri documenti comuni. Passare per la "visualizzazione struttura del report" per aggiungere grafici per riepilogare i dati, modificare il testo e personalizzare il layout del report.

Consigli & Avvertenze

• Organizzare i dati di tabella con cautela per evitare la visualizzazione delle informazioni ripetutamente in tabelle separate.
• Quando si crea una query basata su più tabelle, Access potrebbe essere chiesto di creare una relazione tra le tabelle. Relazioni di visualizzare il informazioni contenute nelle tabelle correlate e aumentare l'usabilità complessiva di un database.