Se siete sopraffatti presso il volume di posta elettronica non letti nella posta in arrivo, potrebbe essere tempo per una revisione organizzativa. Poiché non rende un sacco di senso per impostare un sistema di organizzazione di posta elettronica copia cartacea, un organizzatore di posta elettronica virtuale semplificarti la vita e mantenere la tua casella di posta calmo e composto. Ogni client di posta elettronica offre diversi modi per organizzare, ma quasi tutti offrono impostazioni automatiche che possono essere utilizzate per assegnare priorità alle e-mail e ripulire il vostro inbox indisciplinati.

Istruzioni

Cartelle

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Decidere su una serie di categorie che divide i messaggi di posta elettronica in fasci più gestibile, correlati tra loro. Categorie popolari e-mail potrebbero essere lavoro, personale, scuola e famiglia. Molti trovano utile categorizzare loro e-mail dalla persona alla quale inviate e/o il contenuto che si rivolge. Ad esempio, se sul posto di lavoro ha un piccolo staff, si potrebbe classificare il tuo indirizzo e-mail secondo le diverse persone con cui si scambiano la posta. In alternativa, è possibile scegliere di classificare le e-mail dal programma, attività o contenuto, ad esempio Awards Committee, Newsletter e query Client. Queste categorie saranno i nomi delle cartelle che si imposterà automaticamente fino a distribuire il vostro in arrivo (e in uscita, se si preferisce) messaggi di posta elettronica.

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Creare sottocartelle per la cartella posta in arrivo principale. Denominarli corrispondentemente con l'elenco delle categorie che hai creato. Cartella posta in arrivo dovrebbe ora includono un set di cartelle vuote con i nomi che si è scelto di dividere il tuo indirizzo e-mail. Puoi anche creare simili sottocartelle nella cartella posta inviata.

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Aprite il menu regole e avvisi nel tuo client di posta elettronica. In Microsoft Outlook, il direttore di "Regole e avvisi" può essere trovato sotto il menu strumenti. Seguire i passaggi per creare tutte le "regole" che saranno applicate automaticamente e i messaggi in uscita. Quando una regola viene applicata a un messaggio, distribuirà automaticamente nella cartella specificata. È possibile impostare una regola per cercare parole specifiche nell'oggetto o nel corpo di una e-mail, o per cercare il nome di un mittente specifico o un gruppo di mittenti. È anche possibile scegliere se si desidera conservare una copia dell'e-mail nella tua casella di posta oltre a inviare una copia alla sottocartella rispettiva. Impostare ogni regola in modo che invia e-mail di lavoro per la sottocartella lavoro, e-mail personali nella sottocartella personale e familiare e-mail nella sottocartella di famiglia. Selezionare l'opzione che richiede di eseguire le regole e avvisi sui messaggi esistenti nella posta in arrivo per evitare di spostare manualmente i messaggi più tardi.

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Modificare le impostazioni di posta elettronica in modo che i messaggi devono essere manualmente contrassegnato come "lettura". Lasciando che il client di posta elettronica automaticamente determinare che un messaggio viene "letto" a quando può solo avere accidentalmente cliccato su di esso può portare a confusione e messaggi ignorati.

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Attivare del tuo client di posta elettronica lettura o riquadro di anteprima, che consente di visualizzare in anteprima un messaggio di posta elettronica senza l'apertura in una nuova finestra. Attivare il riquadro di lettura o anteprima sarà accelerare le attività di verifica di posta elettronica e rendere più facile per voi per individuare passato gli scambi.

Etichette

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Decidere su una serie di categorie per i messaggi di posta elettronica in entrata e in uscita, come si farebbe per istituire un sistema di posta elettronica foldering. Etichette e cartelle sono in genere escludono metodi di organizzare la posta elettronica. Client di posta elettronica probabilmente è adatto all'utilizzo di etichette o le cartelle per organizzare i messaggi. Ad esempio, Outlook utilizza le cartelle, mentre Gmail utilizza etichette. Creare nuove etichette intitolate secondo l'elenco delle categorie che avete fornito nel passaggio 1 della sezione cartella.

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Vai al menu filtro nel tuo client di posta elettronica per creare un nuovo filtro. Gmail chiama il relativo metodo di applicare regole e avvisi per i messaggi in entrata e in uscita "filtraggio", anche se il nome può essere diverso in altri, client di posta elettronica basata su Web, simile. Specificare le condizioni del nuovo filtro per ogni etichetta di e-mail che definisce una categoria corrispondente di messaggi di posta elettronica. È possibile attivare un filtro in base a mittente, parole nell'oggetto o nel corpo del messaggio di posta elettronica, e se il messaggio ha un allegato.

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Il passaggio successivo del filtro o equivalente installazione guidata, raccontare il client di posta elettronica per applicare l'etichetta appropriata al tipo di posta elettronica che appena specificato. Sarà necessario impostare le etichette in anticipo così che è possibile selezionare quello corretto dal menu a discesa per ogni categoria che deciso di utilizzare. Inoltre, si può dire il filtro per assumere una o più di una lista di diverse azioni, quali automaticamente l'archiviazione il messaggio, rimuovendolo dalla tua casella di posta, automaticamente contrassegna il messaggio come importante o contrassegnare il messaggio come già letto. Applicare il filtro a messaggi già presenti in posta in arrivo quindi non è necessario etichettarli manualmente, che può richiedere ore.