È possibile utilizzare stampa unione per creare un set di documenti che sono essenzialmente le stesse, ma con ogni documento nel set di contenere gli elementi univoci. Se il vostro ufficio vuole invitare i clienti per una festa di Natale, nomi e indirizzi dei clienti possono essere memorizzati in un database, e la lettera d'invito digitato in un documento di word. Utilizzo di stampa unione, è possibile integrare il testo in un unico documento per produrre un'unica lettera di invito per ogni cliente.

Istruzioni

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Aprire Microsoft Word. Un nuovo documento vuoto verrà visualizzato sullo schermo, non appena si apre MS Word. Non chiudere il documento vuoto.

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Avviare la stampa unione. Fare clic sulla scheda "Mailing" dalla barra dei menu.

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Fare clic su "Lettere". Quando si fa clic su "Stampa unione" appariranno diverse opzioni. Ad esempio, se si desidera inviare una lettera di invito a 50 client per un ufficio festa di Natale, selezionerai "Lettere". Altre opzioni di fusione di posta includono buste, etichette postali o messaggi di posta elettronica.

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Preparare il documento principale. In questa fase, si può digitare o copiare e incollare il testo di invito nel documento principale. Il corpo della lettera sarà applicabile a tutti i 50 clienti.

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Fare clic sull'opzione "Seleziona destinatari" nella scheda "stampa unione". Quando è necessario il documento principale pronto è possibile esportare un elenco di origini dati di nomi e indirizzi per unire la vostra lettera. È possibile esportare l'origine dati dalla Rubrica di outlook, un database o un documento di foglio di calcolo.

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Fare clic su "Usa elenco esistente" per unire da un database o un documento di foglio di calcolo. Quindi individuare il file di nomi e indirizzi nella finestra di dialogo "Seleziona origine dati". Se non avete già un database o un documento di foglio di calcolo con un elenco di nomi e indirizzi, sarà necessario crearne uno prima di iniziare la procedura di stampa unione.

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Fare clic su "Modifica elenco destinatari." Quando è stata esportata la fonte di dati di nomi e indirizzi è possibile modificare in modo selettivo l'elenco dei destinatari. È possibile selezionare l'elenco dei destinatari ai quali si desidera inviare un invito.

Consigli & Avvertenze

• Se si utilizza Microsoft Word 2002, dal menu "Strumenti", scegliere "Lettere e indirizzi", quindi "Creazione guidata stampa unione" per iniziare il processo di stampa unione.
• Gli utenti di Microsoft 2003, dal menu "Strumenti", scegliere "Lettere e indirizzi," e quindi fare clic su "Stampa unione" e seguono i passaggi per unire due file diversi.