Microsoft Excel 2010 offre una varietà di caratteristiche che lo rende ideale per creare e ordinare le liste di distribuzione. Filtro e ordinamento avanzato permettono di Excel per visualizzare solo gli indirizzi che sono necessari o per ordinare rapidamente da qualsiasi campo. I file di Excel utilizzabile come fonti per i documenti di stampa unione creati in altri programmi dove ogni nome e l'indirizzo viene inserito automaticamente in un singolo documento master per creare campagne di posta personalizzato.

Istruzioni

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Avviare Microsoft Excel 2010.

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Digitare "Nome" nella cella superiore nella prima colonna (cella "A1") e premere "Tab" sulla tastiera per salvare il contenuto della cella e spostarsi nella cella superiore della seconda colonna (cella "B1").

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Digitare "Last Name" nella cella superiore della seconda colonna e premere "Tab" per salvare il contenuto della cella e spostarsi nella cella superiore nella terza colonna. Proseguire in questo modo per "Indirizzo 1", "Indirizzo 2", "City", "Stato" e "Zip". Aggiungere altri campi come necessario e loro titolo alla riga superiore.

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Pulsante destro del mouse sulla lettera nella parte superiore della colonna che contiene il codice di avviamento postale. Fare clic su "Formato celle" dal menu contestuale. Fare clic su "Speciale" nella colonna "Categoria" e fare clic su "Codice postale" o "CAP + 4" in "Tipo". Se necessario, modificare le impostazioni internazionali e premere "OK" per salvare le modifiche.

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Fare clic su o spostarsi nella seconda cella della prima colonna (cella "A2") e digitare il nome di prima persona o azienda sulla mailing list. Premere "Tab" per spostarsi tra le colonne e compilare tutte le informazioni disponibili. Premere "Tab" due volte per lasciare una cella vuota se necessario.

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Compilare tutti gli indirizzi e fare clic su "File" e "Salva con nome" per denominare e salvare il file.

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Fare clic sulla lettera "A" di sopra della prima colonna e tenere premuto il pulsante del mouse. Trascinare il mouse attraverso la lettera più di ogni colonna contenente dati per selezionarle.

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Fare clic su "Dati" dalla barra multifunzione nella parte superiore del programma e fare clic su "Ordina" dal gruppo "Ordinamento & filtro".

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Fare clic sulla freccia in "Ordina per" e modificare la selezione per riflettere la colonna che deve essere filtrate, ad esempio "Last Name" o "Codice postale".

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Fare clic sulla freccia nel gruppo "Ordine" e scegliere se applicare un ordinamento crescente o decrescente modalità. Fare clic su "OK" per ordinare tutte le celle selezionate come gruppo.

Consigli & Avvertenze

• Utilizzare il formato "Codice postale" per consentire di codici di avviamento postale con zeri per essere incluso nell'elenco. Alcuni Stati nord-orientali utilizzano questi codici di avviamento postale, ottenere troncati se memorizzato come un numero generico. Ad esempio, il codice postale di Bangor, Maine è "04401" ma Excel memorizzerà il numero come "4401" a meno che la cella è formattata per un codice di postale, risultante in un codice postale non valido.
• Immettere il codice di postale "Plus 4" se utilizza il "CAP + 4" formato per le cellule. Se il suffisso di quattro cifre è sconosciuto, immettere quattro zeri.
• Se l'intero elenco e tutti i dati in esso non sono selezionati (evidenziati) prima di fare clic su opzioni di ordinamento, potrebbe disturbarne la mailing list quando ordinato.