Aziende utilizzano sistemi di scambio elettronico di dati per lo scambio di informazioni aziendali automaticamente dal computer come transazioni senza carta. Anche se le grandi imprese hanno utilizzato forme di EDI dal 1960, che è decollato nel 1980 quando sviluppi nella tecnologia dei PC ha reso una soluzione più conveniente per le piccole imprese. La crescita di Internet negli anni successivi hanno contribuito alla sua popolarità.

Panoramica di EDI

EDI consente una azienda di comunicare informazioni ad un altro senza la necessità di creare e condividere le versioni cartacee dei documenti. In passato, ad esempio, il processo di fatturazione potrebbe aver coinvolto creazione della fattura, stamparlo e spedirlo al cliente. Con un sistema EDI, i dati della fattura vengono trasmessi automaticamente, riducendo così i costi di tempo e di manodopera. Come messaggi di posta elettronica e fax, EDI si basa sulla trasmissione elettronica; Tuttavia, funziona automaticamente e segue procedure standardizzate. In questo modo due o più imprese scambiare dati in modo sicuro nei formati pertinenti, anche se utilizzano diversi sistemi e applicazioni.

Preparazione di documenti EDI

Sistemi EDI non inviano copie esatte dei documenti; prendono i dati pertinenti da loro e che trasmette dal mittente al destinatario. I sistemi lavorano in genere in formati standardizzati che utilizzano set di transazioni per dettare i dati che deve contenere un documento. Ad esempio, se stai inviando un ordine di acquisto, si sarebbe crearlo sul sistema interno come al solito. Il sistema EDI estrae il relativo bit di dati e lo traduce in una versione elettronica del documento prima di trasmetterlo. Utilizzerà lo stesso processo su una fattura, ma sarebbero utilizzare dati diversi parametri.

Trasmissione di documenti EDI

Il modo tradizionale per inviare il file EDI nei giorni di dial-up è stato di utilizzare un valore aggiunto rete. Il furgone prende i dati trasmessi dal vostro computer e lo memorizza in modo sicuro prima sistema del destinatario gli dice che è pronto a raccoglierlo. Sistemi di rete Internet funzionano in modo simile, ma possono fare connessioni automatiche, bypassando il sistema di storage del furgone. Questi sistemi punto-punto possono essere più economico e più veloce di un furgone.

Ricezione di documenti EDI

Un sistema EDI prende i file in ingresso ed elabora i dati che contengono, invertendo le procedure prima della trasmissione. Esso traduce i dati e lo integra nel sistema della società beneficiaria. Ora, il ricevitore ha la propria versione dei documenti trasmessi nel formato preferito e possa elaborarli secondo le proprie procedure interne. Alcuni sistemi quindi inviano un riconoscimento per mostrare che la trasmissione è stata completata.