Un sistema di archiviazione è un modo di organizzare i documenti connessi alle imprese. Idealmente, un sistema di archiviazione consente per il recupero rapido ed efficiente dei vostri documenti, ma se non riescono a gestire il sistema correttamente potrebbe diventare un pasticcio confuso. Imparare le basi della gestione di un sistema di file nel tuo ufficio per l'efficienza. Tenere presente le parole di organizzatore professionale Sally Allen come si prende questo compito: "Conservare la carta che scorre alla sua destinazione finale."

Istruzioni

1

Etichettare tutti gli elementi del vostro sistema di archiviazione. Che include finestre, armadi e cartelle di file. Anche se il vostro sistema di archiviazione include archiviazione informatica, tutte le cartelle di file e sottocartelle devono essere opportunamente etichettate per una rapida consultazione.

2

Impostare un processo chiaro per il routing dei documenti nelle posizioni di archiviazione corretta. Per esempio, il primo passo è per smistare la posta come arriva nel vostro business (spazzatura contro importanti), il prossimo passo è quello di aggiungere i file alla tua casella di posta desktop e poi in uscita una volta è determinare dove il documento appartiene. Potete quindi indirizzare il lavoro di ufficio a uno schedario e quando arriva il momento itinerario vecchi file a una casella di deposito di grandi dimensioni per l'archiviazione in una dietro le quinte.

3

Organizzare i file per categoria e argomento prima (in ordine di priorità), quindi in ordine alfabetico per un accesso rapido ed efficiente gestione. Per esempio, si potrebbe avere una categoria generale di fatture, ricevute di vendite e ordini--- poi organizzare ogni cartella di file all'interno di ogni categoria di business denominata o individuo sulla documentazione allegata.

4

Invia che tutti i non necessari delle scartoffie da un mucchio di straccio o box e smaltire i documenti utilizzando un trituratore almeno una volta alla settimana. È difficile gestire correttamente il vostro sistema di archiviazione se avete eccessiva spazzatura e spazzatura nel vostro ufficio.

5

Creare un diagramma di albero scritta contenente rami verso le destinazioni finale di tutti i documenti nel sistema di gestione file finale per aiutare dipendenti conoscere e osservare il processo di deposito.