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Come gestire la creazione di Report e automazione

Come gestire la creazione di Report e automazione


Automazione di relazione può risparmiare denaro e tempo agli utenti. Generazione di report automaticamente per gli utenti possono utilizzare le risorse di sistema e creare nuovi rapporti su richiesta richiede più tempo ed energia che spesso è meglio utilizzato altrove. Generazione automatica di report non è sempre il miglior corso d'azione. Di alcuni semplici controlli possono impedire automazione relazione dalla crescente inefficienza.

Istruzioni

Non reinventare la ruota

1Come gestire la creazione di Report e automazione


Il primo passo è quello di rivedere per la ridondanza.


Esaminare nuove richieste di relazione con gli utenti per scoprire se questo nuovo report sostituisce un report esistente. In questo caso, eliminare la vecchia relazione o modificarlo per i nuovi parametri.

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Verificare che gli utenti di report chiedono con un elenco di report esistenti. Assicurare che non esiste già prima di crearlo. L'automazione di ridondanza non è efficiente. Secondo Timothy Ferriss dei "Quattro ore lavoro settimana", eliminare prima si automatizza.

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Creare report che possono essere personalizzati dagli utenti per il loro intervallo di date desiderato. Questo impedisce nuovi rapporti dover essere creato per ogni periodo di tempo, permettendo il riutilizzo dello stesso nel tempo.

Giustificare e semplificare

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Sono le richieste di report utente nuova recensione di loro gestione. I dati possono essere già formattati o analizzati da qualcun altro nella loro squadra. Una recensione manageriale può indirizzare alla persona di risorse in casa invece di creare un nuovo report che utilizza le risorse.

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Richiedi un'analisi costi-benefici di ogni richiesta di relazione. Qualcuno potrebbe essere richiesta una relazione che li salva un'ora o due a settimana, ma richiede decine di ore di tempo di sviluppo per creare.

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Catturare tutti i creazione di report nella documentazione di requisiti di applicazione software. Quindi è possibile includere il codice per rapporti personalizzati nella libreria di codice di applicazione software. Questo vi permetterà di report per creare automaticamente in futuro versioni di software invece di dover essere ricreato manualmente con ogni versione del software.

Riutilizzare, ridurre e riciclare i rapporti

7Come gestire la creazione di Report e automazione


Ricordate che il report può essere ritirato così come i loro utenti.


Rapporti di riesame per pensionamento potenziale. Contatta i creatori di rapporti molto vecchi per scoprire se ogni rapporto è ancora in uso.

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Ricercare la domanda di tutti i report esistenti su base periodica. Se esso non è stato eseguito per un lungo periodo, contattare gli utenti di ultimi della relazione e chiedi se può essere eliminato.

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Includere una revisione dei rapporti utente personalizzate quando qualcuno lascia l'azienda. Hanno loro manager o team leader rivedere rapporti personalizzati dell'utente defunti. Se un rapporto è ancora necessaria dal team, renderlo accessibile a tutti gli utenti. Se il report non viene utilizzato da nessun altro, è necessario eliminarlo. Ciò impedirà rapporti personalizzati critici vengano eliminati insieme con l'account utente e quindi ricreati dallo sviluppo di applicazioni.

Consigli & Avvertenze

  • Moduli di richiesta di report standard di uso in combinazione con help desk ticketing software per catturare tutte le nuove richieste di report. Questo crea un metodo standardizzato richiesta, automaticamente crea un record di tutte le richieste e le richieste di creazione e modifica di report impedisce la perdita attraverso i canali di comunicazione meno diretti.
  • Non eliminare i rapporti semplicemente perché loro origine dati è andato. Traccia dati importare ed esportare le modifiche all'interfaccia. Occorre modificare report utilizzati per tenere traccia dei dati le importazioni e le esportazioni che le interfacce software sono cambiate. Quando le origini dati sono in pensione, così dovrebbe rapporti che sono stati utilizzati per tenere traccia di loro.