Funzionalità di archiviazione automatica di Outlook consente di automatizzare la gestione dei vecchi elementi quali messaggi di posta elettronica. Ma per trarre vantaggio dall'archiviazione automatica è necessario sapere come configurarlo correttamente. La prima cosa da sapere è che ci sono due livelli di archiviazione automatica: globale e locale. Impostazioni globali si applicano a tutte le cartelle di Outlook, a meno che non si configurano impostazioni locali per cartelle specifiche che eseguono l'override di quelli globali. Ad esempio, non è possibile archiviare le email dei tuoi amici, quindi è possibile utilizzare le impostazioni di archiviazione automatica locali per assicurare che la cartella contenente i messaggi non ottenere archiviata.

Istruzioni

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Configurare le impostazioni globali di archiviazione automatica di Outlook. Fare clic su "Strumenti", poi "Opzioni". Verrà visualizzata la finestra di dialogo Opzioni.

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Selezionare la scheda "Altro", il clic il "archiviazione automatica". Verrà visualizzata la finestra di dialogo archiviazione automatica.

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Impostare il "Esegui archiviazione automatica ogni X giorni opzione. L'impostazione predefinita è per l'archiviazione automatica ogni 14 giorni.

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Decidi se vuoi chiedere il permesso prima di eseguire l'archiviazione automatica di Outlook. Se sì, impostare l'opzione "Chiedi conferma prima dell'esecuzione dell'archiviazione automatica".

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Impostare l'opzione "Elimina scaduto elementi (solo cartelle posta elettronica)" per dire di Outlook per eliminare la vecchia riunione avvisi e articoli simili di obsoleti.

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Selezionare i "Archivia o Elimina i vecchi elementi" opzione.

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Impostare l'opzione "Visualizza cartella di archivio nell'elenco cartelle". È possibile modificare le impostazioni sotto questa opzione, ma i valori di default dovrebbe andare bene.

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Fare clic sul pulsante "Applica queste impostazioni a tutte le cartelle ora" per mettere in effetto le impostazioni globali.

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Fino a tornare alla finestra principale di Outlook, fare clic su "Ok".

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Determinare quali cartelle (se presente) bisogno di impostazioni di archiviazione automatica (locale) personalizzate. In genere si tratta di cartelle che non devono essere archiviati o le cartelle che contengono informazioni che è necessario avere accesso veloce, indipendentemente da quanti anni sono le informazioni.

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Configurare impostazioni di archiviazione automatica locale per le cartelle interessate. Destro del mouse su una delle cartelle in questione nel riquadro di spostamento. Viene visualizzato un menu di scelta rapida.

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Fare clic su "Proprietà" per aprire la finestra di dialogo proprietà per questa cartella.

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Fare clic sulla scheda "Archiviazione automatica". La pagina che viene visualizzata contiene tre opzioni di archiviazione automatica locale.

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Se non si desidera che l'archiviazione automatica di toccare il contenuto di questa cartella, selezionare "non archiviare gli elementi in questa cartella".

Selezionare "Archivia elementi in questa cartella utilizzando le impostazioni predefinite" Se si desiderano applicare le impostazioni globali. È possibile scegliere questa opzione se la cartella impostazioni locali utilizzato in precedenza e non si desidera che ciò accada.

Seleziona "Archivia la cartella usando queste impostazioni" Se si desidera che il contenuto della cartella per essere archiviati, ma desidera applicare opzioni di archiviazione differenti. Le opzioni che si può scegliere sono le stesse di quelle disponibili per le impostazioni globali.

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Fare clic su "OK" per tornare alla finestra principale di Outlook.

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Ripetere il processo fino a quando tutte le cartelle che dovrebbero avere le impostazioni di archiviazione automatica locale sono configurate.

Consigli & Avvertenze

• Le procedure descritte in questo articolo per l'impostazione di archiviazione automatica si applicano a Outlook 2003 e Outlook 2007.
• Outlook non non archiviare automaticamente la cartella contatti. Si desidera che i contatti per essere sempre disponibile, pertanto l'archiviazione non ha senso.