Piccoli imprenditori, personale azienda e gli appaltatori indipendenti sono tutta la faccia con le stesse attività aziendali quotidiane. Mantenere un calendario di appuntamenti e attività, creazione di elenchi di attività e tenere traccia dei contatti commerciali e lo scambio di e-mail sono cose che si devono fare per avere successo. Microsoft Outlook gestisce tutte le attività e può essere fatto per gestirli in modo ancora più efficiente. Un metodo di efficienza disponibile per gli utenti è di creare regole per la posta elettronica. Questi possono essere progettati per automaticamente ordinare, salvare, stampare o eseguire una serie di altre azioni sul e-mail secondo i criteri definiti.

Istruzioni

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Aprire Microsoft Outlook. Per impostazione predefinita, Outlook apre nella finestra e-mail, ma molte persone personalizzare questo per aprire automaticamente in altre sezioni, come to-do list. Aprire la posta in arrivo se non sono automaticamente preso lì.

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Fare clic su "Strumenti" sulla barra dei menu e quindi fare clic su "Regole e avvisi..." Se non visualizzi la posta in arrivo o un'altra cartella nel tuo account email, "Regole e avvisi..." non apparirà nel menu "Strumenti".

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Attivare la scheda "Regole di posta elettronica" se non è attivato per impostazione predefinita e fare clic sul pulsante "Nuova regola...". Fare clic sull'opzione "Inizia da una regola vuota" e fare clic su se la regola verrà applicata agli e-mail inviati o ricevuti. Fare clic sul pulsante "Avanti".
C'è un'opzione per avviare da un modello, e se si utilizza una regola comune, quali l'inoltro automatico, questo può risparmiare un po' di tempo. Sarà necessario personalizzare la regola di modello utilizzando alcuni dei passaggi che seguono.

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Selezionare la condizione che si desidera controllare la posta elettronica contro. Per esempio, se si voleva creare una regola che invia che richiedono un'azione a una pre-definita cartella denominata "azione richiesta", si sceglierà "contrassegnati per l'azione." Una volta scelgono istruzioni condizionali, potrebbe essere necessario raffinarli. In questo esempio, è necessario fare clic sulla parola "azione", che appare come un collegamento ipertestuale blu sottolineato, nella "Fase 2" casella e selezionare che contrassegnato azioni che si desidera spostare nella cartella. Qualsiasi regola che richiede raffinatezza avrà una parola che viene visualizzato come collegamento ipertestuale blu sottolineato. Fare clic sul pulsante "Next"

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Selezionare l'azione desiderata scattate con i messaggi di posta elettronica che soddisfano i criteri nel passaggio precedente. In questo esempio, si sceglierà "Sposta nella cartella specificata". Come prima, devono perfezionare i criteri facendo clic su "specificata" nella finestra "Step 2". In questo esempio, si selezionerebbe la cartella "azione richiesta" dal pop dal menu che appare. Fare clic su "Avanti"

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Selezionare le eccezioni che si applicano alla regola si hanno creato e raffinarli altrettanto raffinata i criteri e le azione porzioni. Fare clic su "Avanti".

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Assegnare un nome alla regola nel modulo che si apre. Deseleziona "Attiva questa regola" se non volete che hanno effetto immediato. Fare clic su "Finish" e quindi fare clic su "OK". La regola è ora pronta. Per attivare, disattivare o modificare la regola in qualsiasi momento, fare clic su "Strumenti" sulla barra dei menu, quindi selezionando "Regole e avvisi..." e mettendo in evidenza le regole che si desidera modificare. Avete l'opzione di attivazione o disattivazione la regola, cambiarlo o eliminarlo.

Consigli & Avvertenze

• Se si utilizzano più regole, verranno eseguite nell'ordine in che cui sono elencati. Questo a volte può avere conseguenze impreviste. Per risolvere questi, seguire le istruzioni per le regole di modifica e regolare l'ordine come necessario.