In teoria, i principi fondamentali di gestione del tempo e produttività sembrare semplici. Fissato un obiettivo, analizzare i passaggi necessari per completare l'obiettivo, definire le attività, impostare scadenze e cominciare il lavoro. Problemi, tuttavia, possono verificarsi quando un obiettivo e un insieme di attività correlate diventano molti obiettivi con molte attività. Tenere traccia delle attività correlate al progetto, oltre a normali attività quotidiane senza essere sopraffatti richiede un sistema di gestione del tempo. Una soluzione consiste nel configurare Microsoft Outlook 2007 in un modo che consente di visualizzare, organizzare e definire le priorità, permettendo di gestire più efficacemente il tempo e ottenere le cose importanti fatto.

Istruzioni

Stabilire una Homepage del pannello di controllo

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Organizzare i riquadri di Outlook per fornire una panoramica di informazioni che contiene l'elenco delle cartelle sulla sinistra, calendario di Outlook al centro, e la barra da fare ed elenco attività del giorno sul lato destro dello schermo. Utilizzare la scheda "Visualizza" nel menu principale di Outlook 2007 per impostare tutte le opzioni di controllo pagina.

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Impostare il riquadro di spostamento a "Normale" per renderlo visibile per impostazione predefinita sul lato sinistro della finestra di Outlook e quindi fare clic sull'icona "Calendario" nell'angolo inferiore sinistro del riquadro di spostamento per passare a una visualizzazione del calendario. Aggiungere cartelle di Outlook nel riquadro di navigazione selezionando l'icona "Elenco cartelle" nell'angolo inferiore sinistro del riquadro di spostamento.

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Impostare il calendario di Outlook per una visualizzazione settimanale selezionando "Settimana" dal menu "Visualizza".

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Selezionare la barra "Da fare" dal menu "Mostra", selezionare gli "appuntamenti" e "Elenco attività" opzioni e impostare la visualizzazione per "Normale".

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Aggiungere "Elenco attività del giorno" dal menu "Visualizza" e impostarlo su "Normale".

Creare categorie Master

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Decidere come si desidera denominare e distinguere tra elementi ad esempio appuntamenti, progetti, riunioni, commissioni o altre attività. Outlook fornisce sei categorie a colori di default che è possibile utilizzare per eseguire questa operazione. Per accedere alle categorie, fare clic destro nel calendario e selezionare "Nuovo appuntamento" per aprire la finestra di appuntamento, fare clic sull'icona "Categorizza" e poi selezionare "Tutte le categorie."

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Seleziona una categoria per personalizzare inserendo un segno di spunta nella casella accanto al colore e quindi selezionare il pulsante "Rinomina". Quindi, digitare un nome per la categoria, ad esempio "Commissioni", o il nome di un progetto che si sta lavorando e premere "Enter" per impostare il nuovo nome di categoria. Ripetere questo processo per completare la creazione di categorie Master.

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Fare clic su "OK" per chiudere la finestra di "Categorie a colori".

Aggiungere elementi di categoria all'elenco attività e calendario di Outlook 2007

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Aggiungere gli elementi del calendario selezionando la scheda del menu principale di "Azioni" e quindi selezionando un'opzione come "Nuovo appuntamento" o "Nuovo appuntamento ricorrente". Digitare un nome per l'appuntamento e selezionare "Start" e "Fine" giorno e l'ora corrette.

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Impostare un promemoria opzionale per l'elemento del calendario dalla casella a discesa "Promemoria". Se si desidera che il promemoria per avere un suono distintivo, selezionare l'opzione "Audio" e scegliere dall'elenco visualizzato.

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Selezionare la categoria corretta per l'elemento del calendario.

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Selezionare l'opzione "Recidiva" per impostare ora e frequenza se l'elemento del calendario è un elemento ricorrente, ad esempio un appuntamento o una riunione.

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Aggiungere attività facendo clic nell'elenco delle "Attività" per il giorno corretto, digitando nell'attività e quindi fare clic destro per aggiungere una categoria per l'attività. Quando si completa un'attività, contrassegnarlo completa cliccando col tasto destro il nome dell'attività e selezionando "Segna come completato".

Consigli & Avvertenze

• Utilizzare il riquadro di spostamento di Outlook per spostarsi tra le cartelle di Outlook come cartelle di posta elettronica o l'elenco di contatto. Selezionare la cartella calendario per tornare al pannello di controllo.
• Se avete bisogno di ulteriori categorie Master, creare quanti ne avete bisogno forma il selezionando il pulsante "Nuovo" nella finestra di categorie a colori.