Esistono diverse opzioni per consolidare due documenti di Word 2013. Base di copia/incolla o drag-and-drop funzioni rapidamente replicano testo in un altro documento, ma non stabiliscono un collegamento tra i due. Utilizzando la funzione Inserisci oggetto di Word consente di inserire testo da un altro documento e facoltativamente stabilisce un collegamento al file originale, quindi le modifiche al documento di origine vengono visualizzate automaticamente nel file di destinazione copiato. Hai anche la possibilità di aggiungere l'icona di un file che include solo un link di riferimento utile per il file di origine.

Copia di testo direttamente

Uno dei metodi più semplici per consolidare i file consiste nell'utilizzare gli Appunti. Evidenziare il testo che si desidera copia, o premere "Ctrl-A" per evidenziare l'intero documento e quindi premere "Ctrl-C" per copiarlo. Fare clic nel documento di destinazione e quindi premere "Ctrl-V" per copiare il testo, incluso qualsiasi formattazione. Problemi di formattazione a volte derivano (più su questo più tardi), ma è possibile rimuovere la formattazione originale invece premendo "Ctrl-Alt-V" per incollare e quindi selezionando "Testo non formattato" dalla finestra Incolla speciale. Questa finestra fornisce anche un'opzione di "Incolla collegamento" che crea un collegamento al file originale, in modo che le modifiche nel documento di origine vengono aggiornate automaticamente nel file di destinazione quando aperto.

Trascinamento della selezione di testo

Trascinando e rilasciando offre un metodo più veloce di trasferimento di testo tra due documenti di Word aperti. Evidenziare il testo di origine e quindi fare clic su e trascinarlo verso la destinazione. Word viene visualizzato un cursore che rileva i movimenti del mouse, e quando si rilascia il pulsante del mouse, Word copia il testo selezionato in questa posizione di cursore.

Utilizzando la funzionalità oggetto Inserisci

Utilizzando la funzione Inserisci oggetto inserisce l'intero contenuto di un documento di Word in un altro. Fare clic sulla scheda "Inserisci", selezionare "Oggetto" nel gruppo testo e quindi scegliere la scheda "Crea da File". È possibile poi "navigare" per un altro documento di Word. Se delle opzioni è selezionata, Word include l'intero contenuto del file di origine come testo modificabile. Tuttavia, selezionando l'opzione "Collega al File" aggiunge il testo in una casella di testo di sola lettura che non consente la modifica, se non all'interno del file originale; modifiche al file originale quindi si riflettono automaticamente nel file di destinazione alla successiva apertura esso. Selezionando "Visualizza come icona" aggiunge un'icona di Word DOCX che apre il file originale quando cliccato.

Inserimento di testo da File

Fare clic sul menu a discesa "Oggetto" il gruppo testo della scheda Inserisci e quindi selezionare "Testo da File" per aggiungere testo non collegato, modificabile. Questa opzione ha la stessa funzione come cercare un file nella finestra dell'oggetto, ma non ti dà le opzioni per "Collega al File" o "Visualizza come icona." Tuttavia, se non avete bisogno di queste opzioni aggiuntive, utilizzando questo approccio consente di risparmiare pochi clic.

Problemi di formattazione

Ogni parte di testo in Word un documento viene assegnato uno stile; Se si manualmente non assegna uno stile, il testo utilizza automaticamente lo stile di "Normale" per impostazione predefinita. Tutti i metodi di copia di testo, ad eccezione dell'opzione Incolla speciale per rimuovere la formattazione, trasferisce la formattazione per impostazione predefinita, ma possono sorgere problemi se entrambi i documenti utilizzeranno lo stesso nome per gli stili con una formattazione diversa. In tali casi, gli stili nel documento di destinazione vengono utilizzati anziché gli stili originali di stesso nome. Questo è il caso più frequente durante il trasferimento di testo da un file creato da una versione precedente di Word che utilizza gli stili predefiniti diversi.