Microsoft Word 2007 misura la leggibilità di un documento in due modi. Il test Gulpease fornisce un punteggio compreso tra 1 e 100: un numero basso è correlata alla bassa leggibilità e un numero alto indica di facile lettura. Il punteggio indice Flesch-Kincaid Grade Level stima il livello più alto di classe elementare in cui gli studenti potrebbero leggere il documento facilmente. Entrambi i test utilizzano lunghezze di frase e parola per calcolare i punteggi. Troppo la leggibilità rende un documento suono semplicistica o infantile; troppo poca leggibilità, d'altra parte, oscura la comunicazione e rende un documento suono roboante. Sparare per una via di mezzo: un documento professionale, comprensibile.

Istruzioni

Aumentare la leggibilità

1

Dividere alcune frasi lunghe in due o più frasi. Se una frase contiene due idee distinte, ad esempio, di dividerli in due frasi separate. Prova a controllare la punteggiatura delle frasi lunghe per determinare se si potrebbe dividere: cercare una pausa nel mezzo di una frase, ad esempio un punto e virgola, da un trattino, o una virgola e una congiunzione.

2

Abbreviare frasi semplificando la struttura della frase. Per comunicare un'idea in modo conciso, scrivere a voce diretta, attiva. Iniziare con il soggetto della frase e quindi descrivere l'azione principale. Utilizzare possessivi invece di genitivo frasi; concentrarsi sui verbi invece di nomi; utilizzare semplice grammatica. Non ripetere le tue idee e non spiegare inutilmente. Elimina le frasi prolisso che davvero non comunicano qualsiasi contenuto, ad esempio "al fine di." Utilizzare una parola specifica anziché una frase descrittiva e concentrarsi sui verbi invece di sostantivi. Ad esempio, non scrivere, "il fatto della questione è, le idee della nostra materia di dipendenti a noi perché ci preoccupiamo per loro." Invece, scrivere, "Ci preoccupiamo di idee dei nostri dipendenti."

3

Usare parole più brevi, purché essi ancora comunicare il tuo messaggio correttamente. Cercare di gergo del settore, parole complesse, parole che poche persone conoscono e parole che suonano impressionante o insolito. Sostituire ogni inutilmente lunga parola o frase complessa con una parola più semplice, più breve. Ad esempio, non scrivere, "Utilizzando dedizione mentale migliora la tua capacità di superare i normalities della tua performance." Invece, scrivere, "Concentrarti sul tuo lavoro per migliorare i risultati."

4

Concentrarsi su esprimere le vostre idee chiaramente, semplicemente e direttamente attraverso l'intero documento. Ricordate, l'obiettivo principale è quello di comunicare efficacemente e i lettori potrebbero perdere il tuo messaggio se è oscurato dal linguaggio verboso.

Abbassando la leggibilità

5

Combinare le frasi correlate per aumentare la lunghezza della frase. Se due frasi descrivono aspetti diversi della stessa idea, o diverse azioni che appartengono alla stessa sequenza, quindi combinarli. È possibile collegare frasi distinte aggiungendo un punto e virgola, da un trattino, o una virgola e una congiunzione, o è possibile combinare le loro idee in una frase di una parte più lunga.

6

Descrivere le tue idee accuratamente per espandere la lunghezza della frase. Non, tuttavia, aggiungere parole inutili, frasi che davvero non dicono nulla o ripetizione che non migliora la chiarezza. Invece, concentrarsi su comunicando chiaramente di spiegare le cose con precisione e in profondità.

7

Utilizzare parole specifiche anziché quelli più brevi, più generale. Lasciare chiare parole da soli, ma cercare le parole che sono giovanile, vago e generico o slang. Sostituire quelle parole con parole più lunghe che sono forti, chiari, specifici e professionali. Ad esempio, non scrivere, "lavorare sodo, fare un buon lavoro e sii gentile con gli altri." Invece, scrivere "concentrarsi sui vostri compiti, lavoro diligentemente e con cura e trattare i colleghi con rispetto e cortesia."

8

Esprimere le vostre idee, accuratamente e in particolare in tutto l'intero documento. Migliorare le parti deboli, semplicistiche o poco chiare. Ricordate, l'obiettivo principale è quello di comunicare in modo efficace, e i tuoi lettori potrebbero fraintendere il tuo messaggio, se non lo si presenti completamente.

Consigli & Avvertenze

• Microsoft Office raccomanda una ventina di lettura-facilità di 60-70 e un livello di grado il Punteggio di 7 o 8.
• Non è necessario cambiare ogni frase o una parola..--conta solo la lunghezza media. Entrambi i test concentrano sulle medio parole del documento per frase e media di sillabe per parola.