Quando si organizza un sistema di archiviazione elettronica che è come organizzare qualsiasi sistema di archiviazione. Pensate a come si sarebbe cercare il file e denominarlo in modo appropriato. Se avete tonnellate di file trovare quello che cerchi può essere frustrante. Assicuratevi di avere i file nella cartella giusta e generare sottocartelle per gestire tutti i tuoi dati.

Istruzioni

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Iniziare con i file che avete in "My Documents". Se si dispone di file per il vostro budget domestico, fare una cartella per "Home Budget." Questi file includono estratti conto bancari, estratti conto delle carte di credito, bilancio effettivo file e un registro di controllo. È consigliabile spostare qualsiasi file che sono a che fare con il vostro budget domestico nella nuova cartella.

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Fare sub-cartelle sotto la cartella "Home budget". Vuoi essere in grado di trovare facilmente il tuo conto, quindi fare una cartella intitolata "Bilanci bancari" sotto il cartella "Home bilancio." Crea cartelle per ognuna delle vostre dichiarazioni di carta di credito e spostare tutti questi file in ogni cartella. Poiché questi file sta per essere simile in titolo, assicurarsi che è possibile collegare ogni file di una data. Ad esempio, si consiglia di assegnare la Banca dichiarazioni "Bank statement per 31/01/08" e "Bank statement per 28/02/08". In questo modo è possibile individuare il file che cerchi facilmente.

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Decidere quali altre cartelle per creare. Se il computer è per uso personale, così come uso aziendale che si consiglia di iniziare con una cartella denominata "Personali" e una cartella denominata "Business". Spostare la cartella "Home budget" sotto "Personali" e le sotto-cartelle si spostano con loro.

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Creare sottocartelle per la cartella di "Business". Se si lavora da casa, è possibile etichettare ciascuna con il nome di un'azienda che per cui lavori. Quindi è possibile creare sottocartelle per ciascuna delle società. Ad esempio, se si dispone di documentazione da compilare e restituire alla società si possono mettere tutti i documenti in una cartella. Se avete esempi del lavoro che stai facendo fare una sotto-cartella chiamata "Esempi". Se si sono scrivendo articoli, mantenere tutti i tuoi articoli in una sottocartella, così si può trovare facilmente se li avete bisogno di nuovo. Non importa se avete pochi o molti file, si desidera creare una sottocartella in modo da poter aggiungere a loro come il vostro lavoro diventa più intenso.

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Continuare ad aggiungere le cartelle come si lavora sul tuo computer. L'unico modo per organizzare un sistema di archiviazione elettronica è quello di continuare ad usarla ogni giorno. Come si ottiene nuovi file o creare nuovi file, assicuratevi di metterli nella cartella appropriata. Creare nuove cartelle o sottocartelle come necessario e tutto il file immediatamente così non si ottiene. Utilizzando questo sistema, sarete in grado di trovare i tuoi file senza alcun problema a tutti.