Dopo aver utilizzato la posta elettronica per un po', i messaggi possono tendono a pile up da leggere. La cassetta postale può essere ingombra con lo spam, inoltrato scherzi e vecchie richieste di informazioni che hai già risposto. Tali messaggi possono rendere difficile per voi a vedere che cosa è attualmente importante o anche urgente. Utilizzando la posta elettronica consente di risparmiare tempo rispetto all'utilizzo di posta ordinaria, macchine di fax o segreteria telefonica, ma dover guadare attraverso un'ingombra cassetta postale può essere una perdita di tempo reale. È possibile organizzare la cassetta postale ed elaborare la posta in arrivo più in modo efficiente per aiutare a ridurre l'ingombro.

Istruzioni

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Utilizzare i filtri di spam, se essi non sono già attivati, per filtrare la posta spazzatura indesiderata. Può impostarlo in modo che e-mail che assomiglia ad spam andrà a una cartella di posta indesiderata, che è possibile controllare periodicamente per assicurarsi che i messaggi legittimi non sono stato classificati. Controllare la funzione di preferenze dell'applicazione e-mail in impostazioni e aiuto per assistenza nella costituzione i filtri spam. Alcuni programmi consentono di fare clic su un pezzo di posta in arrivo ed etichettarlo come spam, per aiutare a filtrare i messaggi simili in futuro. La posta al lavoro può essere istituita per filtrare lo spam il reparto information technology, con nessuna impostazione per regolare sul proprio.

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Fare clic sui messaggi in arrivo e applicare etichette a loro per designarli con categorie come termine urgente, lavoro-correlato e personali. I messaggi saranno evidenziati con colori diversi, così si può vedere in un colpo d'occhio quelle importanti che richiedono la prima azione e quelli che possono aspettare fino a tardi nel giorno o della settimana per la vostra risposta.

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Dopo che si risponde a un messaggio e sono fatte con il problema, ad esempio rispondendo ad una domanda singola dal tuo capo o collega, spostare l'email in una cartella che è possibile denominare qualcosa come "Finito" o "Finito questo mese." Se si ottiene un sacco di email da certe persone su base regolare, è possibile creare cartelle per ogni persona e metti messaggi ci come si finire con loro. Quando inizia a lavorare su un nuovo progetto, definire una cartella speciale per memorizzare tutte le email relative ad esso, invece di lasciarli a ingombrare la cassetta postale.

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Impostare regole di posta in arrivo, utilizzando le impostazioni di preferenze, per spostare automaticamente i messaggi che corrispondono a determinati modelli in cartelle per aiutarti a organizzare il vostro lavoro. Ad esempio, tutti i messaggi con il nome di un determinato prodotto nella riga dell'oggetto, ad esempio "tubo da giardino," possono passare a una cartella che si crea chiamata "Giardinaggio forniture." Avete anche le cartelle per la posta inviata dal tuo capo e gli amici. Al mattino, può rapidamente fare clic sulla cartella "Boss" per vedere gli ultimi messaggi, e durante la pausa caffè, è possibile sfogliare le ultime notizie dei tuoi amici nella cartella "Personale".

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Passare attraverso la tua casella di posta periodicamente ed eliminare i messaggi che non sono più utili a conservare, come un invito a un pranzo multietnico che ha avuto luogo un mese fa o un promemoria per partecipare a una riunione che da allora è stata annullata. Secondo il vostro programma, è possibile potare la tua casella di posta una volta al giorno o settimana o mese. Mentre ci vorrà un po' di tempo per passare attraverso ed eliminare messaggi inutili, è infine possibile risparmiare tempo che altrimenti si spenderebbe guadare attraverso il disordine per trovare la posta importante.