Risolvere il problema della giocoleria altoparlanti e spazi di presentazione è uno dei requisiti chiave del lavoro di un organizzatore di congressi. L'obiettivo è di garantire che tutti gli eventi senza intoppi, che gli eventi che seguono logicamente in una traccia di interessi non sono in conflitto, e per assicurarsi che un oratore non deve essere in più posti contemporaneamente. Excel può essere utilizzato come strumento di organizzazione visiva, per stendere una griglia di presentazione spazi e intervalli di tempo disponibili, permettendo di evitare i conflitti di pianificazione con altoparlanti e spazi di presentazione.

Istruzioni

1

Avviare Excel e fare clic sull'icona per creare una nuova cartella di lavoro. Fare clic sulla scheda per "Foglio 1", se non è già selezionata.

2

Immettere l'ora di inizio della vostra conferenza nella cella A2.

3

Immettere ulteriori intervalli di 15 minuti da celle A3 fino alla fine della giornata conferenza. Ad esempio, se la conferenza è iniziata alle 10, A3 Elencherebbe "10:0" Cella A4 Elencherebbe "10:15" e così via.

4

Immettere i nomi degli spazi di presentazione nelle colonne "B", "C" e "D" Se si dispongono di più di tre spazi di presentazione, continuare loro etichettatura attraverso il numero di colonne come necessario. Se hai avuto spazi di presentazione di Eccleston sala da ballo, il ballo di Piper e la sala da ballo di Tennant, è sarebbe elencare ognuno di quei nomi a sua volta nelle celle B1, C1 e D1.

5

Immettere il nome della presentazione nella cella all'intersezione del nome dello spazio di presentazione e l'ora di inizio dell'evento. Per esempio, una presentazione che inizia nel Eccleston Ballroom alle 10:0, si dovrà inserire il nome della presentazione nella cella B3.

6

Selezionare la cella all'inizio della presentazione (B3 nell'esempio precedente) e continuare a selezionare le cellule fino ad arrivare alla fine della presentazione. Ad esempio, se la presentazione nel salone da ballo Eccleston è terminata alle 23:45, si sarebbero selezionare celle B3, B4, B5, B6, B7, B8 e B9.

7

Fare clic sull'icona "Stampa unione e Center" nella scheda pagina iniziale di Excel per queste cellule si fondono insieme. In Excel 2003 e versioni precedenti, l'icona "Stampa unione e Center" è nel mezzo le icone di attività sopra la barra di immissione delle formule.

8

Ripetere i passaggi 4, 5 e 6 per tutti gli eventi sul vostro programma. È possibile colorare eventi codice selezionando loro cella unita e premendo il pulsante con un'icona del secchio di vernice su di esso, la principale area di menu di Excel in Excel 2003 e versioni precedenti e sulla scheda "Home" in Excel 2007. Di colore di codifica eventi basati sull'argomento o altoparlante, rapidamente è possibile assicurarsi che non avete l'altoparlante stesso prenotato in due posti diversi allo stesso tempo.

9

Stampare la griglia di pianificazione conferenza e condividerlo con il Comitato di pianificazione per controllare gli errori e non dimenticate di stamparlo e distribuirlo ai partecipanti alla conferenza, cosicché da poter pianificare i loro orari fuori in modo appropriato.

Consigli & Avvertenze

• Per pianificare conferenze multiple di giorno, ripetere questa procedura in schede diverse della stessa cartella di lavoro.