Sistemi di controllo del documento vengono utilizzati per tenere traccia e controllare le revisioni ai documenti e possono essere trovati in una vasta gamma di applicazioni tra cui software e legge. La progettazione di un sistema di controllo del documento dipende il tipo di documento viene gestito e le caratteristiche di controllo desiderato. Selezione di un'opzione di archiviazione e un tipo di interfaccia utente sono anche parte del processo di progettazione per un sistema di controllo del documento.
Istruzioni
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Determinare il tipo di sistema sarà la gestione di documenti. Si tratta di una parte fondamentale del vostro disegno di sistema di controllo documento. Pensi di essere controllo documenti word processor, file di codice sorgente di computer, file HTML o un altro tipo di file? Pensa al tipo di documenti che è necessario controllare e se è necessario gestire più di un tipo di documento. Ad esempio, un sistema di controllo di documento legale potrebbe essere necessario gestire documenti Word, file PDF, file di immagini, fogli di calcolo Excel e possibilmente altri tipi di documenti.
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Pianificare come gli utenti accederanno nel sistema di controllo del documento e che tipo di interfaccia utente è richiesto. Alcuni sistemi di controllo documento operano come programmi autonomi con la propria interfaccia utente grafica, mentre altri sono accessibili come parte di un altro programma, ad esempio un componente aggiuntivo di Word. È possibile avere un sistema accessibile via Internet attraverso un'interfaccia browser. Una volta che si decide su un tipo di interfaccia utente, è possibile layout i dettagli di design dell'interfaccia. L'interfaccia utente può includere una schermata di login, affinché il sistema possa identificare quali modifiche apportate utente a un documento.
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Selezionare un sistema di archiviazione. Sistema di archiviazione sarà guidare la progettazione del software che controlla il dispositivo di archiviazione e il recupero dei documenti. Sistema di archiviazione potrebbe essere semplice come un disco rigido locale, o complesso come un sistema di archiviazione cloud che è accessibile tramite Internet. È necessario pianificare la capacità di archiviazione basato sul tipo di documento e numero di documenti da controllare.
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Decidere le caratteristiche di controllo che avrai bisogno. Maggior parte dei sistemi di controllo del documento includono funzioni di base come il check-out express, check-in, creare nuove versioni di revisione e confrontare. Funzionalità più avanzate di controllo possono includere l'identificazione di un gruppo di documenti che insieme andare come un insieme (ad esempio, una versione particolare build per il software), che richiedono l'approvazione per il check-in, più livelli di autorizzazione, ecc. Funzioni interne dovrà anche essere considerato nella progettazione. Ad esempio, sarà il vostro archivio di sistema nuove revisioni come intere copie del documento revisionato o sarà solo archiviare il "Delta" (o modifiche) tra le versioni e utilizzare una versione base con i Delta applicati per arrivare alla versione corrente? Una volta che avete le vostre caratteristiche di controllo e interfaccia utente progettate, si è pronti per iniziare a costruire il sistema di controllo del documento.