Ri-progettare il sistema di archiviazione per ufficio o di lavoro può rivelarsi una grande attività di risparmio. Tempo sprecato cercando i file archiviati non sensibilmente, o non archiviati affatto a causa di una mancanza di organizzazione, potrebbe essere più utilmente utilizzato sulle altre attività della società. È meglio quando si crea un nuovo sistema per mettersi in contatto con gli amministratori a livello corporate, se si lavora per un grande business, o a un livello superiore di governo se si lavora per le autorità. Hanno già un sistema sul posto che è possibile adottare, rendendo la comunicazione tra organizzazioni più efficiente oltre a risparmiare il tempo, fatica e denaro a partire da zero.

Istruzioni

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Personale di domanda che effettivamente utilizzano il sistema per accedere ai file. Chiedere loro quali sono le questioni che hanno con essa, quanto è utile e quali miglioramenti vorrebbero vedere in un nuovo sistema. Scoprire ciò che i record sono accessibili più frequentemente e per quanto tempo avranno bisogno di essere mantenuto una volta che essi non sono stati utilizzati per un po'.

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Progettare il sistema utilizzando un approccio basato su funzione sopra uno basato intorno alla struttura organizzativa dell'azienda. Il servizio di consulenza del sistema di istruzione JISC InfoNet sottolinea che istituzioni più commerciali sono progettando i sistemi di archiviazione elettronica in questo modo. Il sito spiega che le strutture organizzative sono soggette a frequenti modifiche. Per esempio, un reparto del personale potrebbe essere rinominato come il dipartimento risorse umane e poi, un paio di anni giù la linea, essere conosciuto come il centro di benessere personale. Ancora gli aspetti funzionali tendono a rimanere più costante. Ad esempio, lo stesso dipartimento si occuperà di stipendi, contratti dei dipendenti e le procedure disciplinari nonostante la totale cambio del nome. Ecco perché le istituzioni di governo, nonché delle società commerciali si stanno muove verso l'utilizzo di sistemi di archiviazione basato su funzionalmente.

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Organizzare i file nel sistema gerarchico. Iniziare con materie generali e lavorare verso il basso per argomenti sempre più specifici all'interno di quei soggetti più grandi. Altre opzioni da considerare quando si elencano i file è se farlo per alfabeto, data o argomento e ciò che l'indice di parola chiave generale avrà un aspetto simile. Quanto spesso vengono utilizzati i file possono influenzare se li metti a livello di documento o una cartella.

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Attuare procedure per l'utilizzo e la manutenzione del sistema di archiviazione. Queste procedure dovrebbero essere stampate e tutti dovrebbero sapere come utilizzare il sistema e le istruzioni fare riferimento con facilità. Deve essere stampato un elenco frequentemente aggiornato di tutti i file. Il sistema dovrebbe essere regolarmente aggiornato, con nuovo record aggiunto appena possibile e file che non sono più necessari eliminati dal sistema.

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Standardizzare il modo che ognuno usa acronimi e abbreviazioni, come pure il modo che incantesimo parole chiave per un uso efficiente del sistema di archiviazione.

Consigli & Avvertenze

• Come spiega la National Archives and Records Administration, è preferibile bacio durante la creazione di un sistema di archiviazione elettronica (Keep it Simple e semplice). Dicono che è meglio non avere più di sette livelli gerarchici delle cartelle elettroniche e, mentre dovrebbe rispecchiare il sistema di carta in una certa misura, non dovrebbe essere così complicato. Ricordarsi di rivedere il sistema ogni anno una volta che sei felice con l'attuale configurazione.
• Come il centro d'informazione regionale Hudson inferiore sottolinea, record elettronici come e-mail e altri e-documenti relativi all'attività ufficiale ricevuto dalle agenzie governative sono record che vengono sotto la libertà della legge informazioni (lamina) e, come tale, "sono soggette a accesso, privacy e record gestione leggi e regolamenti".