Utilizzo di dati dal database di Access in Microsoft Word consente di risparmiare tempo. Invece di ridigitare il contenuto dalla tabella Access (in Word), è possibile utilizzare la stampa unione di Word per personalizzare documenti per mailing di massa. Prima di unire i campi di accesso con Word, è necessario creare il database di Access e la tabella che avete bisogno. Creazione di documenti in anticipo potete risparmiare tempo. Le istruzioni seguenti si applicano all'Unione di un documento di Word esistente con i campi di accesso. Si può, tuttavia, utilizzare un documento vuoto e crearla durante la stampa unione.

Istruzioni

1

Aprire il documento che si desidera unire in Microsoft Word.

2

Selezionare "Strumenti", "Lettere" e "indirizzi" e "Stampa unione" nella barra degli strumenti. Nel riquadro attività Stampa unione, selezionare il tipo di documento che si sta lavorando — lettera, messaggi di posta elettronica, buste, etichette o directory. Quindi selezionare "successivo: documento di partenza."

3

Scegliere l'opzione, "Usa il documento corrente", quindi fare clic su "successivo: selezione destinatari."

4

Scegliere "Usa elenco esistente" e fare clic su "Sfoglia". Nella finestra "Seleziona origine dati", cercare il database di Access che si desidera utilizzare e fare doppio clic su esso. Si aprirà la finestra di dialogo "Seleziona tabella".

5

Scegliere la tabella che contiene i campi di accesso che si desidera unire e fare doppio clic su esso.

6

Selezionare i destinatari avete bisogno o premere "OK" per accettare tutti. Fare clic su "successivo: scrivere la vostra lettera" per procedere.

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Posizionare il cursore all'interno del documento in cui verranno inseriti i campi di accesso. Quindi scegliere "Altre voci..." di incorporare i campi nel documento di Word.

8

Selezionare i campi singolarmente, facendo doppio clic su ciascuno di essi (o fare clic su "Inserisci"), quindi ripetere fino a quando non vengono aggiunti tutti i campi di cui avete bisogno. Premere "Chiudi".

9

Tornare al documento di Word e aggiungere uno spazio tra i campi o utilizzare il tasto "Enter" per formattare il documento fino a quando i campi vengono visualizzati dove vuoi nella pagina.

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Tornare al riquadro attività "Stampa unione" e fare clic su "successivo: Anteprima lettere."

11

Scegliere "successivo: completamento unione," poi "Modifica singole lettere..." Nella finestra di dialogo "Unisci a nuovo documento", scegliere "All" e premere "OK". I campi di accesso verranno uniti con il documento di Word.

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Salvare il documento appena Unito.