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Come stampare etichette di indirizzi da Excel XP: padroneggiare la stampa unione

Mail Merge è un software di Microsoft per stampa indirizzi formattati..--in lettere, buste, etichette, e così via - da elenchi di indirizzi che hai costruito in Excel, Access, SQL o altro software di Microsoft Office.

Stampa unione è una grande risorsa se avete considerevole mailing - cartoline di Natale, organizzazione di volontariato o contatti commerciali, per esempio.

Questo articolo di eHow parla solo un modo per utilizzare la stampa unione: prendendo informazioni sugli indirizzi da un foglio di calcolo in Excel XP e di formattazione per stampare su etichette adesive che è possibile acquistare da qualsiasi negozio di forniture di ufficio.

Se non hai mai usato stampa unione prima, sarà necessario disporre del disco di Office XP disponibile per installare il software di stampa unione. La procedura seguente si presuppone che hai già installato tale funzionalità, ma se non avete vi verrà richiesto di inserire il disco al momento opportuno.

La procedura riportata di seguito si supponga anche tu hai acquistato le etichette, o sapere esattamente quali etichette sta andando ad acquistare. Specificando quali etichette che stai usando è uno dei primi passi della procedura.

Istruzioni

1

Digitare le informazioni sull'indirizzo in Excel. Riga 1 in Excel dovrà etichettare il tipo di informazioni in ogni colonna, e contenuto di indirizzo va in righe 2 e seguenti. Le etichette nella riga 1 erano "last name", "nome", "indirizzo", "città", "stato", "ZIP" e "paese". Il software sembrava felice con che formulazione - formattato le etichette senza bisogno di ulteriori istruzioni.

2

Salva e Chiudi il tuo foglio di calcolo Excel.

3

Aprire Microsoft Word.

4

Nel menu "Strumenti" di Word, fare clic su "Lettere e indirizzi" e quindi fare clic su "Creazione guidata stampa unione".

5

Nella creazione guidata stampa unione, selezionare l'opzione "Etichette", quindi nella parte inferiore della procedura guidata fare clic su "successivo: documento di partenza".

6

Nella sezione "Selezionare il documento di partenza", "Cambia il layout del documento" dovrebbe essere già selezionato. In caso contrario, selezionarla.

Nella sezione "Cambia layout di documento", fare clic sul collegamento "Etichetta opzioni".

7

Nella finestra di dialogo Opzioni etichette selezionare il tipo di stampante, selezionare il numero di prodotto dell'etichetta utilizzi e fare clic su "OK".

8

Se viene visualizzata la finestra di avviso stampa unione, fare clic su "OK".

9

Nella parte inferiore della creazione guidata stampa unione, fare clic su "successivo: selezione destinatari".

10

Nella sezione "Seleziona destinatari", "Usa elenco esistente" dovrebbe essere già selezionato. In caso contrario, selezionarla.

Nella sezione "Utilizzare un elenco esistente", fare clic sul collegamento "Sfoglia".

11

In selezionare una finestra di dialogo origine dati, passare al foglio di calcolo di Excel contenente gli indirizzi che si desidera stampare, selezionarlo e fare clic su "Apri".

12

Nella finestra di dialogo Seleziona tabella, fare clic sul foglio che ha il tuo indirizzi e fare clic su "OK".

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Nella finestra di dialogo Destinatari stampa unione, selezionare le caselle di controllo di indirizzi che si desidera stampare (o deselezionare le caselle di controllo di indirizzi che non si desidera stampare) e fare clic su "OK".

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Nella parte inferiore della creazione guidata stampa unione, fare clic su "successivo: Disponi etichette".

15

Fare clic su "Indirizzo block".

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Nella finestra di dialogo Inserisci blocco di indirizzi selezionare le opzioni di formattazione desiderate e fare clic su "OK".

17

Nella creazione guidata stampa unione, fare clic sul pulsante "Aggiorna tutte le etichette".

18

Nella parte inferiore della procedura guidata, fare clic su "Next: visualizzare in anteprima le etichette".

19

Se si desidera cambiare il tipo di carattere o dimensione del carattere, selezionare il testo che si desidera modificare e riformattare in questo momento.

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Nella creazione guidata stampa unione, fare clic su "successivo: completamento unione".

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Caricare il tuo stock di etichette nella stampante (o fare un test run - ora che le etichette sono impostate si può fare come molti test come avete bisogno prima della stampa).

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Fare clic su "Stampa".

23

Se viene visualizzato il dialogo Unisci alla stampante, selezionare "Tutti" e fare clic su "OK".

24

Nella finestra di dialogo Stampa, specificare le vostre preferenze e stampare come si farebbe per qualsiasi operazione di stampa.

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Quando hai finito stampa, salvare il documento di Word prima della chiusura. La prossima volta che si apre, anche se hai modificato il foglio di calcolo Excel, il doc aprirà sono aggiornati, con tutte le modifiche apportate in Excel.

Consigli & Avvertenze

  • Anche se io non sono un dattilografo veloce, digitando indirizzi in Excel e capire come fare stampa unione ha avuto meno tempo di indirizzamento buste a mano.
  • Quando si salva il documento di Word che si stampano le etichette da, stampa unione magicamente fa riferimento al foglio di calcolo Excel. Mantenere l'elenco di indirizzi in Excel, e ogni volta che si apre il documento di Word che si rifletteranno le modifiche. Basta dire "Sì" quando nella finestra di dialogo chiede se va tutto bene eseguire il comando SQL.
  • La linea di fondo: devi solo mantenere la vostra lista in un'unica posizione. Ora che è un motivo per festeggiare!
  • Salvare e chiudere il foglio di calcolo di Excel prima di eseguire la stampa unione o aprire il documento di Word.