Microsoft Excel viene utilizzato per calcolare, analizzare e condividere dati. Si può importare dati in Excel, o inserirlo manualmente e formattare il foglio di calcolo con specifici bordi, ombreggiatura, dimensioni della cella e stili di numero. I dati possono essere ordinati in ordine crescente o decrescente e utilizzati per i grafici. Excel funziona con altri programmi, che lo rende facile per estrarre i dati da Excel come una mailing list per lettere, etichette e buste, senza la necessità di ridigitare le voci.
Istruzioni
1
Passare a Microsoft Excel e aprire il foglio o la cartella di lavoro che si desidera utilizzare per la tua mailing list.
2
Verifica che ogni categoria che avete bisogno per la vostra mailing list ha un'intestazione di colonna. Ad esempio, si dovrebbe avere un'intestazione di colonna per "First-Name," "Last-Name," "Indirizzo", "City", "State" e "Zip" Se si sta stampando una mailing list per le etichette.
3
Aggiungere intestazioni di colonna sopra ogni colonna in Excel. Salvare il lavoro cliccando su "File" poi "Salva" o "Ctrl + S" e chiudere il foglio di lavoro Excel o cartella di lavoro.
4
Aprire un documento vuoto in Microsoft Word e vai a "Strumenti", "Lettere e indirizzi" poi "Mail Merge."
5
Selezionare il tipo di lista di distribuzione che si desidera stampare. Per stampare una mailing list per le etichette, selezionare l'opzione "Etichette" dal riquadro di attività di "Stampa unione" e fare clic su "successivo: documento di partenza."
6
Seguire la procedura guidata stampa unione e selezionare il set-up per le etichette postali. Scegliere "Cambia il layout del documento" o "Inizia da un documento esistente." Selezionare "Etichetta opzioni" e scegliere il tipo di etichette che si desidera eseguire.
7
Scorrere i "Prodotti a marchio" e "Product number" e selezionare le scelte effettuate, quindi fare clic su "OK". Rendere visibile la griglia di etichetta selezionando "Table" e poi "Visualizza griglia." Quindi fare clic su "successivo: selezione destinatari."
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Selezionare "usa un elenco esistente" di utilizzare i dati di Excel salvato al passaggio 3. Fare clic su "Sfoglia" e navigare alla cartella di lavoro di Excel, quindi fare clic su "Apri".
9
Selezionare il foglio di lavoro di Excel che contiene i dati nella finestra di dialogo e fare clic su "OK". Per stampare tutti i dati dal foglio di lavoro, selezionare "OK". In caso contrario, scegliere "Cancella tutto" e inserire un segno di spunta dalle voci che si desidera stampare. Si può anche scegliere "Validate" per specificare i requisiti di dati o le selezioni ulteriormente e quindi fare clic su "OK".
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Fare clic su "successivo: Disponi etichette" per impostare la propria etichetta postale e scegliere "Altri elementi".
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Selezionare ogni campo singolarmente, fare clic su "Inserisci" e ripetere fino a quando non vengono inseriti tutti i campi che si desidera. Quindi fare clic su "Chiudi". Vedrete il formato dell'etichetta sulla tua pagina.
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Organizzare le etichette ulteriormente la pagina aggiungendo uno spazio tra i segnaposto per "<<-nome >>" e "<< Cognome >>" quindi premere "Invio".
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Premere il tasto "Enter" dopo "<< indirizzo >>".
14
Aggiungere una virgola dopo "<< città >>" quindi uno spazio. Inoltre, aggiungere uno spazio tra "<< stato >>" e "<< Zip >>."
15
Tornare al riquadro attività "Stampa unione" e fare clic su "Aggiorna tutte le etichette". Quindi selezionare "successivo: visualizzare in anteprima le etichette."
16
Fare clic su "successivo: completamento unione." Per stampare i dati di mailing lista immediatamente, fare clic su "Stampa" e "OK". In caso contrario, selezionare "Modifica singole etichette" e "OK" per la lista di dati di Excel in seguito.