Oggi, più clienti richiedendo di corrispondenza senza carta. È più veloce rispetto all'invio di corrispondenza attraverso la posta elettronica e perché è privo di supporti cartacei, è più ecologico. Utilizzando QuickBooks Pro, è possibile inviare tutti i tipi di forme per clienti, tra cui fatture, preventivi, istruzioni, ordini di vendita, vendite ricevute e note di credito. Inoltre è possibile inviare ordini di acquisto e rapporti per i colleghi. Se utilizza delle retribuzioni, è anche possibile inviare buste paga ai dipendenti.

Istruzioni

Inviare i moduli di QuickBooks

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Il menu in alto per modificare le preferenze e-mail, selezionare "Modifica", quindi "Preferenze".

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Selezionare "Invia moduli" dal menu a sinistra e selezionare la scheda "Preferenze".

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Selezionare l'etichetta della casella di controllo "da spedire" per indicare che se il conto di un cliente dispone di un metodo di trasmissione selezionata preferito di posta elettronica, questa opzione sarà automaticamente selezionata quando si immette una forma per quel cliente.

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Selezionare il pulsante di opzione "QuickBooks E-mail" se non si utilizza Microsoft Outlook come client di posta. Invii la posta elettronica utilizzando il server di QuickBooks. Se si utilizza Outlook, lasciare selezionato il pulsante di opzione "Outlook".

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Fare clic sulla scheda "Società preferenze".

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Selezionare dal menu a discesa accanto a "Modificare l'impostazione predefinita per." Selezionare qualsiasi modulo per modificare il testo predefinito nella email per tale modulo. È anche possibile modificare o aggiungere note all'indirizzo email quando lo invii. Fare clic sul pulsante "OK".

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Selezionare "Clienti", poi "Centro clienti" sul menu in alto per aggiungere un nuovo cliente. Il menu in alto nell'area clienti, selezionare "Nuovo cliente & lavoro." Nel menu pull-down, selezionare "Nuovo cliente". Compilare tutti i campi che si desidera utilizzare.

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Selezionare la scheda "Ulteriori informazioni" nella finestra "Nuovo cliente", cercare "Preferito inviare metodo" e selezionare "E-mail" per impostare un nuovo cliente che si preferisce inviare la corrispondenza via e-mail. Fare clic sul pulsante "OK".

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Immettere qualsiasi forma per un cliente e fare clic su casella di controllo "per essere inviato tramite posta elettronica" in basso a sinistra per indicare che un'email deve essere inviata. È possibile inserire forme come molti come si desidera.

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Selezionare "File" nel menu superiore e quindi selezionare "Invia form..."

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Modificare una singola email prima di inviare il form premendo il pulsante "Modifica E-mail". Questo apre una nuova finestra. Modificare il testo e seleziona il pulsante "OK". Si noti il comodo pulsante "Modifica testo di Default" su questa finestra.

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Selezionare tutte le forme che si desidera inviare e quindi fare clic sul pulsante "Send Now".

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Invia subito il modulo facendo clic sul pulsante "Invia" nel menu sopra il modulo quando si entra. Verrà aperta una finestra di posta elettronica. Se si desidera modificare il testo nell'email, farlo, quindi fare clic su "Invia".

Inviare rapporti di QuickBooks

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Inviare un report facendo clic sul pulsante "E-mail" direttamente sopra il report. Si apre un menu pull-down.

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Selezionare l'opzione "Invia un report in formato PDF" o "Invia segnalazione come Excel".

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Modificare il testo nella finestra di e-mail client di posta per le preferenze personali, se necessario. Si noti che il documento PDF o Excel è allegato all'email. Fare clic sul pulsante "Invia".

Consigli & Avvertenze

• Quando modifica le preferenze di Invia modulo, se non si utilizza Outlook, aggiungere il tuo indirizzo email alla casella Ccn in modo avrete una copia di qualsiasi e-mail spedite. Il campo Ccn è invisibile ai vostri clienti, quindi non sapranno che inviato una copia dell'email al tuo indirizzo email.
• Se il server di posta elettronica non riesce, QuickBooks non vi informerà che il tuo indirizzo email non è andato. Questo è un altro motivo per utilizzare l'opzione Ccn per inviare una copia di backup della posta elettronica al tuo indirizzo email. Se non hai trovato la copia, si può presumere che il cliente non ha ottenuto la sua copia.