Molti un guru di produttività predicherà sulla potenza dell'elenco attività per aiutarti a rimanere organizzato. Tuttavia, se tale elenco di attività non è ben mantenuto, è praticamente inutile. La funzionalità di attività in Microsoft Outlook fornisce un paesaggio elettronico dell'elenco di attività sostituire la versione nota spiegazzata di carta o post-it. Coloro che hanno provato e non è riuscito a creare, organizzare, ricordare o anche fare qualsiasi elemento sulla loro lista "to-do" apprezzeranno la potenza della funzione di attività di Outlook quando usato correttamente.

Istruzioni

1

Immettere una nuova attività, scegliendo attività dal menu Vai a modificare l'attuale Outlook Mostra e quindi fare clic sul pulsante nuovo sulla barra degli strumenti. Nella finestra nuova attività senza nome, digitare l'oggetto dell'attività nell'apposito spazio e tutte le note aggiuntive nel riquadro qui sotto. Se l'attività sarà in corso per un periodo di tempo (come "negozio per camera per gli ospiti"), selezionare una data di inizio e una data di scadenza in modo che il compito apparirà sulla vostra lista ogni giorno fino al completamento. Se l'operazione sarà completata il giorno è dovuto (come "libri della biblioteca di ritorno") quindi seleziona solo una data di scadenza.

Assicurarsi di impostare dei promemoria che danno il margine di manovra sufficiente per completare il compito in tempo.

2

Utilizzare la funzionalità AutoCreate per creare un'attività da un elemento di Outlook esistente. Ad esempio, se avete un appuntamento impostato sul vostro calendario per 16 domani e sai che devi finire note a prepararsi per la riunione, trascinare l'incontro (dalla vista di giorno del calendario) il pulsante attività nel riquadro di spostamento, librarsi lì fino a quando il pulsante attività evidenzia e quindi rilasciare il mouse. Si creerà automaticamente un compito con la stessa causa linea data e oggetto come l'appuntamento. Aggiungere note aggiuntive nel riquadro note come necessarie e impostare un promemoria.

3

Classificare le attività per ogni progetto o funzione (cioè, Chiesa, casa, scuola, Girl Scouts) per una migliore organizzazione di un elenco di attività di lunga durata. In una finestra nuova attività, fare clic sul pulsante categorizza nel gruppo di opzioni e scegli "Tutte le categorie". Utilizzare il pulsante "Rinomina" per rinominare ogni categoria con il nome che scelto. Fare clic su "OK". Selezionare il pulsante di "Categorizzare" ancora da scegliere le categorie personalizzate per l'attività. Ora sarete in grado di visualizzare tutte le attività per categoria nel riquadro di spostamento.

4

Impostare le attività ricorrenti per le attività che si verificano su base regolare, come "preparare per la riunione settimanale del personale". In una finestra nuova attività, fare clic sul pulsante ricorrenza nel gruppo di opzioni. Scegliere il criterio di ricorrenza appropriato e quindi fare clic su OK per salvare le modifiche.

5

Se non devi tenere traccia delle attività completate, eliminarli, non appena essi stai compiute anziché contrassegnandole completato per mantenere l'elenco come clutter-free come possibile. Per eliminare un'attività, fare clic destro sull'attività nell'elenco attività e fare clic su "Elimina".

Consigli & Avvertenze

• Prendere in considerazione la sincronizzazione delle attività di Outlook con un BlackBerry o un altro dispositivo smartphone affinché sia possibile ricevere promemoria e aggiornare l'elenco delle attività in movimento.