Microsoft Word fornisce tutti gli strumenti necessari per creare un manuale di utente dall'aspetto professionale. Mentre istruttivo contenuti di qualità sono importanti, il successo del manuale dipende in gran parte quanto bene si utilizzano strumenti di Word e come ben si prevede il documento prima del tempo.

Personalizzare gli stili

Stili determinano l'aspetto di tutto il testo, pertanto è necessario decidere prima del tempo quali dimensione, il colore e il comportamento desiderato per i caratteri del manuale utente. È fondamentale che fate questo prima di iniziare a scrivere, perché se si cambia idea su un particolare tipo di carattere, è necessario modificare lo stile di una volta, piuttosto che centinaia di pagine di testo. Vi aiuterà anche a creare il sommario più tardi. Microsoft Word ha stili predefiniti per alcuni dei documenti più comuni, ma per qualcosa di così ampia come un manuale di utente, è consigliabile personalizzare i propri stili.

Apri la scheda Home per trovare il riquadro Stili visibile dalla barra multifunzione. Destro del mouse su uno stile che è simile a quello che si desidera creare, come "Titolo" o "Titolo 1" e selezionare "Modifica". Rinominare lo stile utilizzando una convenzione di denominazione che mette tutti i tuoi stili Manuale utente insieme, ad esempio "UM_Chapter." Modificare gli stili per soddisfare il vostro manuale. Selezionare lo "stile per paragrafo seguente," che è il tipo di carattere che si desidera riprendere dopo aver premuto "Invio". Maggior parte degli stili di intestazione, ad esempio, sono seguita da "normali" o "paragrafo" stili. Fare clic su "OK" per salvare il nuovo stile.

Impostare le intestazioni, piè di pagina e numerazione di Page

La prossima cosa da fare prima di aggiungere contenuto consiste nel personalizzare intestazioni e piè di pagina per includere il nome del documento, la versione e numero di pagina. Aprire la scheda Inserisci e selezionare dal menu a discesa intestazione, piè di pagina o il numero di pagina. Se non siete felici con il built-in opzioni, è possibile scaricare altri da Microsoft o è possibile fare clic "Modifica..." per personalizzare. Iniziare la numerazione capitolo 1. Ciò mantiene la numerazione con il contenuto effettivo e ignora la pagina di copertina e sommario.

Preparare il Layout di pagina

Per un manuale di uso generale non tecnici, utilizzare titoli di capitolo che i progressi con l'utente. Un giocattolo potrebbe avere un primo capitolo chiamato "Assemblaggio del prodotto" seguita da un capitolo chiamato "Utilizzando il prodotto." Quando si scrive un manuale tecnico, tuttavia, la convenzione per capitoli è in genere utilizzare delineato numerazione. La ragione di questo è che ingegneri spesso rinvia alla documentazione di un prodotto, ed è più facile dire squadre "Sto seguendo specifiche capitolo 4.2" piuttosto che avere tutti la caccia per la posizione delle specifiche. Indipendentemente da se si utilizzano titoli dei capitoli o delineato la numerazione per ogni capitolo, sempre questa impostazione come stile e mai formattare ogni capitolo singolarmente.

Quando si è pronti per aggiungere contenuto al manuale, selezionare uno degli stili personalizzati e iniziare a digitare. Un layout di capitolo del manuale utente tipico dovrebbe contenere un titolo di capitolo, seguito da un'introduzione di capitolo e poi da sezioni e sottosezioni.

Utilizzare un ritorno alla fine di un capitolo. Un ritorno sulla maggior parte dei computer Windows avviene premendo "Ctrl-Invio". Questo assicura che ogni capitolo inizia su una nuova pagina.

Aggiungere il contenuto di supporto

I migliori manuali di utente vengono creati con un equilibrio di testo, riferimenti e strumenti visivi. Con l'inserimento di note di chiusura o piè di pagina, è possibile aggiungere note laterali e altri riferimenti a sostegno. Note di chiusura sono le note che si verificano alla fine di un capitolo e le note vengono visualizzate nella parte inferiore della pagina cui si fa riferimento. Posizionare il cursore dove si desidera che il marchio di riferimento. Aprire la scheda riferimenti e fare clic su "Inserisci nota di chiusura" o "Inserisci nota."

Aggiunta di immagini a un manuale utente può essere difficile in MS Word a causa del modo che esegue il wrapping di testo. I due modi migliori per controllo immagini sono per posizionare l'immagine su una nuova riga di per sé o per creare una tabella invisibile e posizionare l'immagine all'interno di esso. Utilizzando una tabella funziona bene quando si desidera inserire l'immagine sul lato destro della pagina e non preoccuparsi di problemi di disposizione del testo.

Creare un indice

Un indice alla fine di un manuale utente consente agli utenti di trovare contenuti per parole chiave. Per creare un indice in MS Word 2007 o versione successiva, aprire i riferimenti scheda selezionare il testo da indicizzare e scegliere "Segna voce." Contrassegnare altre parole chiave in tutto il documento. Quando si è fatto la selezione del testo, posizionare il cursore dove si desidera inserire l'indice e fare clic su "Inserisci indice."

Generare il sommario

Quando viene aggiunto tutti i tuoi contenuti, è il momento di creare il sommario. Posizionare il cursore dove si desidera inserire il sommario. Assicurarsi che si tratta di una nuova pagina pulita con nessun altro contenuto su di esso. Nella scheda riferimenti, fare clic su "Sommario" e selezionare uno dei layout predefiniti basati su vostri stili selezionati.

Converti in PDF il manuale dell'utente

Una volta che avete voi stessi un perfetto manuale, è possibile convertirlo in formato PDF. Questo è facoltativo ma altamente consigliato. Uno degli svantaggi dell'utilizzo di MS Word per documenti di grandi dimensioni rispetto all'utilizzo di software di pubblicazione è la sua tendenza a comportarsi male quando la condivisione. Stili di tuoi lettori possono essere impostati in modo diverso o possono avere una versione diversa di Word. PDF è essenzialmente un'istantanea del tuo manuale. Esso consente ai lettori di fare commenti, ma lascia intatto il documento. Selezionare "File" e "Salva con nome" e selezionare il PDF come tipo di file.