Tenere traccia di una mailing list in un foglio di calcolo come Microsoft Excel semplifica personalizzato per ordinare e tenere traccia dei dati anche per quanto riguarda la stampa di buste, di lettere e altri oggetti di mailing list. Si può esportare il foglio di calcolo Excel come XLS o CSV per inviare a una stampante o la maggior parte dei servizi online mailing list, o utilizzare la funzione di stampa unione incorporata in Microsoft Word per stampare direttamente dal foglio di calcolo Excel.

Decidere il formato

Decidere se si utilizzerà i dati dell'elenco di mailing per altri scopi oltre alla stampa di etichette. Questa decisione può interessare come si struttura il foglio di calcolo. Ad esempio, se si desidera stampare lettere personalizzate indirizzata al nome di ogni persona, ad esempio "Caro Nicola," quindi è necessario memorizzare il nome di ogni persona in due colonne separate: nome e cognome.

Creare un modello di Mailing List

Nella prima riga di ogni colonna, digitare un titolo che descrive il componente indirizzo tale colonna conterrà. Componenti comuni includono nome, cognome, indirizzo (linea 1), indirizzo (riga 2), città, stato, codice postale e paese. Elencare un componente nella parte superiore di ogni colonna. Digitare i dati di mailing list nel modello Excel che appena creato. Inserire un nuovo contatto su ogni nuova riga.

Dividere i nomi completi in nome e cognome

Se i dati originali di mailing list contengano solo una colonna nome, ad esempio "Nome completo", ma avete bisogno di questi dati si sono diffuse attraverso colonne "First Name" e "Cognome", è possibile utilizzare la procedura guidata "Per convertire il testo in colonne". Evidenziare l'intera colonna contenente i nomi completi cliccando la lettera nella parte superiore della colonna, ad esempio "a". Fare clic su "Dati" e scegliere "Testo in colonne". Seguire le istruzioni della procedura guidata. Rinominare le intestazioni delle due colonne risultante "First Name" e "Cognome".

Esportare un file CSV

Alcuni programmi software di mailing list e aziende richiedono mailing list in formato CSV (Comma Separated Values). Salvare il foglio di calcolo di Excel come un file CSV scegliendo "Salva con nome" dal menu del pulsante Office (o dal menu "File" in Excel 2003 o versioni precedenti). Scegliere "Valori separati da virgola (CSV)" dal menu a discesa "Salva come tipo" e clicca "Salva".

Utilizzare la stampa unione in Microsoft Word

Creare un nuovo documento di Microsoft Word o aprire la busta esistente o una lettera in cui si desidera inserire informazioni di indirizzi da Excel. Selezionare la scheda "Lettere" e fare clic su "Start" stampa unione. Scegliere "Creazione guidata passo per passo stampa unione". Fare clic sul pulsante "Seleziona destinatari" e scegliere "Usa elenco esistente." Fare doppio clic il foglio di calcolo Excel creato in precedenza. Seguire le istruzioni della procedura guidata per inserire e formattare ciascun campo del modello di Excel nel documento di stampa unione di Word.