Progettare la fattura

Prima di impostare una fattura in Excel, è necessario prima creare uno schizzo..--o, almeno, sviluppare una vaga idea..--di che cosa la fattura finita dovrebbe essere simile. Fatture variano notevolmente da industria a industria e campi anche to business, ma comuni includono un logo aziendale, informazioni di contatto azienda (indirizzo, numero di telefono, sito Web e indirizzo e-mail), nome del cliente e contattare informazioni, diverse linee di prodotto o servizio descrizioni e prezzi, un campo di totale parziale, un campo di tasse (o tassa), un importo totale dovuto campo e un'area di stampa fine dove informazioni sulle garanzie , deroghe di responsabilità e altre spese accessorie possono essere trovati. L'esempio allegato, per gentile concessione di azienda il nuovo gruppo di gestione, di consulenza aziendale Mostra una disposizione tipica di questi campi.

Separare ogni riga di descrizione

Nella zona della fattura dove sono descritti i prodotti e servizi, loro quantità, prezzi e costi, è una buona idea per ombreggiare righe alterne così gli utenti possono leggere più facilmente la fattura. Per ombreggiare la riga, prima di evidenziare le celle per essere ombreggiato da facendo clic sulla cella più a sinistra, tenendo premuto il pulsante del mouse e trascinando nella cella più a destra. Quando la riga è selezionata, fare clic sull'icona di "Riempimento" nella barra degli strumenti (oppure fare clic su "Formato", poi "Celle", poi "Pattern") e selezionare un colore grigio-chiaro. Ripetere questa procedura per ogni altra riga nella parte dettagli della fattura.

Aggiungere un totale per ogni elemento

Per ogni prodotto o servizio, definire una colonna per indicare la quantità di articoli acquistati ed etichettare questa colonna nella riga più in alto della sezione di dettagli; nella fattura di esempio qui sopra, colonna "D" è stato utilizzato per questo scopo e il titolo è stato collocato nella cella "D11." Successivamente, definire una colonna dove il prezzo del prodotto o del servizio saranno elencati e inserire un titolo corrispondente nella parte superiore della colonna (nell'esempio, queste informazioni sono contenute nella colonna "E" e il titolo si trova nella cella "E11"). Infine, designare l'ultima colonna del "totale" ed etichetta di conseguenza (l'esempio mostra il totale nella colonna "F" con il titolo nella cella "F11"). Automatizzare il calcolo del titolo utilizzando la formula di Excel per più il prezzo unitario per la quantità. Utilizzando la fattura di esempio fornita, la cella "F12" dovrebbe contenere la formula "= D12 * E12" per visualizzare il prezzo totale di ogni elemento. Questa automazione è utile se un cliente acquista più articoli o servizi allo stesso prezzo; ad esempio, un cliente che acquista dieci lattine di cibo per gatti a $1.00 per ogni vedrebbe "$1,00" nella colonna "Prezzo", "10" nella colonna "Quantità" e il totale di "$10,00" sarebbe essere automaticamente calcolata mediante la formula di Excel nella colonna "Totale". Ripetere questo processo per ogni riga nella sezione dettagli.

Aggiungere una sezione subtotale

Nella parte inferiore della sezione di dettagli di prodotto o servizio, è necessario designare una cellula--solitamente la cella a sinistra nella parte inferiore della sezione..--per visualizzare il subtotale del cliente (il subtotale è il prezzo di acquisto totale prima dell'applicazione delle eventuali tasse, commissioni o sconti). Per Excel automaticamente calcolare il subtotale, digitare "= somma ("nella cella totale parziale, fare clic e trascinare il mouse per evidenziare tutte le cellule "Totale" create in "Aggiungere un totale Per Itam" sopra. Quando tutte le celle "Totale" sono state evidenziate, premere "Enter" e verrà visualizzato il subtotale (il subtotale si aggiornerà automaticamente come elementi sono entrati in futuro).

Aggiungere una sezione tasse

Nelle cellule appena sotto la "subtotale", aggiungere (e, se del caso, etichetta) una cella dove saranno calcolate le tasse. Per calcolare le tasse locali, prima di contattare l'esattore delle imposte locale per identificare il tasso di imposta delle entrate locale (per questo esempio, l'importo dell'imposta pari al 7,5% sarà utilizzato). Nella cella "Tasse" del foglio di calcolo Excel, immettere la formula di Excel per moltiplicare il "subtotale" per l'equivalente decimale del tax rate. In questo esempio, supponendo che l'aliquota IVA è del 7,5% e il "subtotale" viene memorizzato nella cella F27, la formula nella cella "Tasse" verrebbe immesso come "= F27*.075" dopo aver immesso per la prima volta, questa formula verrà automaticamente aggiornato con le modifiche quando viene utilizzato il foglio di calcolo.

Aggiungere una sezione totale

Per visualizzare l'importo totale dovuto, è necessario aggiungere le tasse e subtotale calcolato nei passaggi precedenti. Identificare una cella dove verrà visualizzato il totale (nell'esempio allegato, il totale viene visualizzato nella cella "F28"). In questa cella, immettere la formula di "Somma" di Excel per sommare il totale parziale e le tasse. Se, come nell'esempio qui sopra mostra, il subtotale viene memorizzato nella cella "F26" e l'importo dell'imposta viene memorizzato nella cella "F27," la formula per calcolare che l'importo totale dovuto sarebbe leggere "= SUM(F26+F27)" come con le celle "Subtotale" e "Tasse", il "totale" aggiornerà automaticamente dopo che viene inizialmente creato.

Aggiungere note e altre informazioni necessarie

Con l'aggiunta di informazioni finanziarie, utilizzare lo spazio rimanente sulla fattura per visualizzare informazioni quali politiche di rimpatrio, informazioni di contatto, tagliandi, messaggi di fedeltà del cliente o qualsiasi altra informazione che potrebbe essere necessario essere trasportato ai clienti. Con queste informazioni aggiunto e la fattura correttamente formattato e salvato, la fattura di Excel è completa.