Se si desidera gestire informazioni sulle vendite della vostra azienda o tenere traccia del vostro bilancio familiare, utilizzando lo strumento software giusto per il lavoro vi aiuterà a lavorare più efficacemente. Il programma di database di FileMaker Pro e il software di foglio di calcolo di Microsoft Excel può essere utilizzati per scopi simili. Entrambi gestire grandi quantità di dati e sono eccellenti per analizzare le informazioni. Ma ogni prodotto ha i propri punti di forza. Qui sono alcune delle differenze per aiutarti a scegliere il software giusto per le informazioni che è necessario gestire.

Foglio di calcolo e Database

Un programma di foglio di calcolo è progettato principalmente per lavoro finanziario ed è modellato in base ai libri contabili di carta con righe e colonne. È possibile utilizzare un programma di foglio di calcolo come Excel per creare prospetti contabili, fogli presenze e altre forme che contengono numeri e calcoli.

Un database è una raccolta di informazioni correlate. Con FileMaker Pro, è possibile collegare gruppi di informazioni correlate, denominate "tabelle", ad altri gruppi. Ad esempio, il database di FileMaker Pro puoi collegare le informazioni sui clienti agli ordini di vendita in modo si può facilmente vedere quanti ordini che ogni cliente ha messo.

Layout

Ogni cartella di lavoro di Excel è strutturato come una griglia contenente le celle, righe e colonne. Il suo design consente di creare elenchi di numeri o tabelle che possono essere rapidamente calcolate utilizzando formule e funzioni di foglio di lavoro.

FileMaker permette di progettare il layout delle informazioni trascinando e rilasciando i campi sullo schermo. È necessario definire ogni campo individualmente da tipo, formato e lunghezza.

Ricerca

Considerare come si desidera cercare e recuperare le informazioni quando si sceglie tra FileMaker ed Excel.

In FileMaker trovare modalità, si accede ai criteri di ricerca i campi. È possibile cercare una combinazione di campi, ad esempio "ristoranti" in "Los Angeles" ed è possibile utilizzare gli operatori booleani come "e" "o" e "non".

In Excel sono limitati al comando Find Microsoft (Ctrl + F), che permette di cercare per un singolo valore o una formula. Si può anche ordinare le colonne in ordine crescente o decrescente o utilizzare il comando filtro per visualizzare solo determinati record.

Formule e script

Excel fornisce molte funzioni foglio di lavoro come "somma", "contare", "media" e "se" per fare calcoli su numeri e testo. I calcoli vengono immesse come formule nelle celle di Excel.

FileMaker vi dà la possibilità di scrivere script per manipolare i dati. Gli script sono piccoli istruzioni progettate per automatizzare un'attività o un piccolo gruppo di attività, ad esempio il recupero di record specifici e la stampa di programmazione. FileMaker fornisce uno strumento di scripting che è facile da usare, in modo che non è necessario imparare un linguaggio di programmazione.

Sicurezza

Protezione si riferisce alla capacità di limitare l'accesso a tutto o parte dei dati.

In Excel, è impostata la protezione per "proteggere" le celle e fogli di lavoro. Quando si desidera limitare la modifica di alcune cellule, ma non altri, utilizzare protezione delle cellule. Ad esempio, se si crea un'istruzione che calcola i totali in esecuzione, è possibile proteggere le formule che calcolano i totali, quindi questi non possono essere modificati inavvertitamente.

In FileMaker Pro, gli utenti vengono assegnati "privilegi" ai campi e schermi. I privilegi sono le impostazioni utilizzate per definire chi è autorizzato a visualizzare, aggiungere, aggiornare e cancellare i dati. È possibile impostare i privilegi in un database di FileMaker, ad esempio, così i clienti possono Mostra informazioni sul prodotto e immettere recensioni di prodotti.

Condivisione di file

FileMaker Pro è progettato per essere condivisa su una rete da molte persone allo stesso tempo. Per effettuare questa operazione in modo efficiente, si blocca solo il record che si sta modificando, impedire ad altri utenti di sovrascrivere le modifiche, permettendo loro di apportare modifiche ad altri record.

Excel è progettato per essere utilizzato da una sola persona alla volta. Quando si modifica una cartella di lavoro di Excel in una rete, Excel si blocca il file per impedire ad altri di modificarlo. Excel consentirà accesso in sola lettura a chiunque altro che tenta di accedere al file dopo averlo aperto.