Un ufficio senza carta è uno in cui l'uso di carta o è stato eliminato o è minima (andare completamente senza carta non è solitamente possibile o pratico). In un ufficio senza carta, dati, file e informazioni vengono memorizzate, letta, estratto e trattati elettronicamente. Diversi dispositivi elettronici vengono utilizzati per queste funzioni. Scanner sono utilizzati per convertire documenti cartacei in formato elettronico. I documenti convertiti e file elettronici sono immagazzinati e trattati sul computer e ha condiviso tutte le reti. Documenti possono essere trasmessi per via elettronica tramite apparecchi fax e PDA è utilizzati per l'accesso mobile ai documenti elettronici.

Computer

I computer sono la spina dorsale degli uffici senza cartacei. La gestione documentale, gestione dei contenuti, riconoscimento ottico dei caratteri, e-mail e altri sistemi necessari per l'esecuzione di un ufficio senza carta sono tutte le applicazioni software in esecuzione sui computer. Uffici senza cartacei possono contenere diversi tipi di sistemi informatici per soddisfare le esigenze dell'organizzazione, che vanno da stand-alone personal computer e portatili per casa o piccoli uffici a grandi e complesse reti di server, workstation e dispositivi informatici per le imprese più grandi.

Scanner

Uffici più supporti cartacei utilizzano un sistema di gestione documenti per memorizzare i file elettronicamente. Archivi cartacei vengono convertiti in file elettronici utilizzando uno scanner, che lo rende uno dei più importanti dispositivi elettronici in un ufficio senza carta. I documenti scansionati sono memorizzati come immagini o trasformati in file elettronici utilizzando software di riconoscimento ottico dei caratteri che spesso viene fornito con lo scanner. Alcuni uffici utilizzano apparecchi multifunzionali che fungono da copiatrici, scanner e fax..--tutto in uno.

Macchine fax

Fax elettronico sono utilizzati negli uffici senza cartacei per trasmettere copie elettroniche di file su reti o linee telefoniche e sono un buon modo per comunicare con gli uffici tradizionali. Fax elettronico consente al destinatario di ottenere una copia cartacea di un file, se necessario. Una macchina di fax elettronico è solitamente collegata al sistema di gestione documenti per consentire l'ufficio senza carta archiviare facilmente i documenti in entrata e in uscita.

Supporti di memorizzazione

Uffici senza cartacei archiviare elettronicamente la maggior parte di loro file e dati. Questo introduce il rischio, come i dati memorizzati elettronicamente possono essere perso o danneggiati tramite guasto del dispositivo, sovratensioni elettriche, infezione da virus informatici o altri eventi catastrofici. I dati dovrebbero essere regolarmente il backup. Supporti di memorizzazione, come dischi rigidi, nastri di backup magnetica e unità a nastro..--sono essenziali in un ufficio senza carta. Le copie di backup dei dati sul supporto di memorizzazione sono normalmente memorizzati offsite come misura di emergenza.