Programmi della suite di Microsoft Office dei prodotti software Microsoft Excel e Microsoft Access. Excel è un'applicazione di foglio di calcolo e l'accesso è un'applicazione di database. Entrambi i programmi utilizzano griglie di colonnare per organizzare i dati. Per questo motivo, a volte è comodo per importare un foglio di calcolo di Excel in Access, quindi è possibile utilizzare le funzionalità analitiche in quel programma per studiare i dati di Excel. Ma l'accesso è molto più rigoroso sull'organizzazione dei dati e gli errori sono un aspetto comune il processo di importazione.

"Errore di conversione di tipo"

Excel non applica alcuna restrizione sul tipo di dati che si inserisce in una cella. Si può facilmente avere una singola colonna che contiene dati numerici e di testo. Tuttavia, in Access, una singola colonna è un database "campo" e tutti i dati in tale campo devono essere dello stesso tipo. Durante l'importazione, accesso assegna il tipo di dati per ogni campo importato basato sul tipo di dati che viene visualizzato nella prima riga di dati in ogni colonna di Excel. Così, se le colonne di Excel dispongono di diversi tipi di dati in tutta loro righe, si riceverà l'errore di "Errore di conversione di tipo", poiché il tipo di dati è incoerente.

"Errore durante il tentativo di importare il File"

In Access, è possibile avere un nome di campo (colonna) che inizia con uno spazio. Tuttavia, Excel non è rigoroso sugli spazi. Se si tenta di importare un foglio di Excel che contiene le intestazioni di colonna con spazi che porta il titolo, verrà visualizzato l'errore "errore tentando di importare file." Gli spazi iniziali nelle intestazioni di colonna di Excel sono spesso il risultato della formattazione improprio in ogni caso e dovrebbero essere risolto. Ad esempio, alcuni utenti alle prime armi di Excel non possono capire che è possibile centrare automaticamente le intestazioni di colonna utilizzando il pulsante "Centrale" nella barra degli strumenti di Excel. Così, può tentare di centrare manualmente il testo visibile facendolo precedere gli spazi. Si tratta di una tecnica di formattazione povera che porterà ad un errore di importazione quando si utilizza Access.

Record vuoti

In Access, una riga viene denominata database "record". Un record non può essere vuoto. Esso esiste e dispone di dati, o non lo fa. Se il tuo foglio di calcolo di Excel contiene alcune righe vuote, si creerà probabilmente un errore di importazione poiché Access li interpreterà come record vuoti. Prima dell'importazione, eliminare le righe vuote nel foglio di calcolo Excel. Tuttavia, le righe vuote alla fine di un foglio di calcolo non sono un problema.

Discrepanze nei dati tipo

Un effetto collaterale di importazione di un foglio di calcolo di Excel in Access è le diverse rappresentazioni di alcuni tipi di dati. Molti utenti questo interpreterà come un errore, anche se in realtà è semplicemente una differenza di interfaccia. Tuttavia, questo può essere un risultato indesiderabile. Se si utilizzano le formule di Excel che si traducono in "True" o "False" testo che appare in alcune celle del foglio di calcolo, Access importare questi, ma mostrare "Sì" e "No" invece. Inoltre, se una delle vostre cellule di Excel contengono un codice di errore, Access non importerà questi. Invece, la conversione di accesso lascia la parola "Null" in quelle celle.