Microsoft Outlook è molto più di un programma di posta elettronica semplice. È possibile utilizzare funzionalità attività di Outlook per seguire un particolare lavoro fino al completamento. Utilizzare attività di Outlook come un tipo di to-do list che vi aiuterà a rimanere concentrata, creare un'attività ricorrente per ricordare a voi stessi di faccende di routine o consentono di assegnare anche compiti agli altri.

Creare un'attività

Creazione di una nuova attività è semplice. In qualsiasi versione di Outlook, è possibile utilizzare la scorciatoia da tastiera "Ctrl + Maiusc + K" per aprire un nuovo modulo di attività. In Outlook 2007, è anche possibile creare un'attività facendo clic sul "pulsante Office", selezionando "Nuovo appuntamento" e cliccando su "Attività" nell'elenco "Creare nuovo elemento di Outlook". In Outlook 2003 o versioni precedenti, fare clic sulla freccia a discesa accanto al pulsante "New" e selezionare "Task" o andare al menu "File", scegliere "Nuovo" e quindi fare clic su "Attività".

Una volta aperto il modulo attività, è possibile immettere tanto o poichè poca informazione come avete bisogno. Nella scheda "Attività" del modulo, immettere un oggetto che ti ricorderà sull'attività. Seleziona una data di scadenza e data di inizio per aiutarti a rimanere concentrato. Nell'elenco a discesa "Stato", selezionare la fase è attualmente in questo compito e impostata l'orario nella sezione "Promemoria" Se vuoi che Outlook per rinfrescare la memoria. Nella finestra di messaggio, digitare le informazioni che tu o chiunque altro lavori sull'attività sarà necessario.

Utilizzare la scheda "Dettagli" per tenere traccia della data di completamento, la quantità di tempo speso per l'attività e altre informazioni che potrebbe essere necessario.

Attività ricorrenti

Se avete bisogno di tenere traccia di un compito che si tende a ripetutamente, è possibile creare un'attività ricorrente in Outlook. Creare una nuova attività utilizzando i metodi standard. Per rendere un'attività ricorrente, fare clic sul pulsante "Ricaduta". Selezionare un modello, ad esempio "Giornaliera, settimanale o mensile" o un altro intervallo di ricorrenza. Scegliere una data di fine se lo si desidera, o selezionare "No data di fine" a lasciare l'attività periodica a tempo indeterminato.

Se successivamente si desidera interrompere un'attività ricorrente, fare clic sul pulsante "Recidiva" e selezionare "Rimuovi ricorrenza".

Fare clic su "OK" per applicare le modifiche e chiudere la finestra di "Ricorrenza attività".

Assegnare compiti

Un modo per essere più produttivo è delegando compiti agli altri. Outlook lo rende ancora più facile per voi a farlo. Nel modulo attività, fare clic su "Assegna attività." Fare clic sul pulsante "A" per selezionare qualcuno nel tuo elenco di contatti, o digitare un indirizzo di posta elettronica da assegnare l'attività a qualcuno non nella vostra lista di contatti. Apportare modifiche, aggiungere dettagli e includere un messaggio, se lo si desidera. Assicurarsi di selezionare il pulsante "Inviare Me un Status Report quando questo compito è completo" Se si desidera essere avvisati quando l'attività è stata completata. Quando si è pronti per assegnare l'attività, fare clic sul pulsante "Invia". Il destinatario riceverà l'attività come un messaggio di posta elettronica.