L'acquisizione diffusa di documenti ha creato nuove opportunità per la memorizzazione dei dati sul computer e la condivisione delle informazioni con persone in luoghi distanti. Allo stesso tempo, pone una serie di sfide che devono essere considerati con attenzione da quelli responsabili per l'impostazione di criteri di riproduzione di documenti. Alcune delle sfide posate sono tangibili e può essere visto in tempi molto brevi; gli altri sono immateriali e sono solo apparenti a lungo termine.

Danni ai documenti fragili

Scansione presenta un pericolo concreto per documenti fragili, che possono essere facilmente danneggiati nel processo di movimentazione e loro appiattimento sulle superfici del vetro di scanner. La scansione può anche danneggiare documenti fragili mediante esposizione a luce intensa, che è noto per essere dannosi per la carta. Secondo l'International Records Management Trust: "l'azione migliore è fare una copia master del documento originale e utilizzare tale copia per creare copie aggiuntive, invece di copiare l'originale più volte."

Danni ai volumi rilegati

Molti scanner possono causare un danno irreparabile per le spine di volumi rilegati, come più volumi rilegati non possono essere disteso senza subire alcun danno. Alcuni scanner moderni consentono volumi rilegati a eseguirne la scansione in una posizione a faccia in su e compensare la curvatura della pagina, ma questi scanner sono costosi e non ampiamente usato. L'US National Archives ha emesso un divieto globale la scansione di volumi rilegati.

Diminuzione dei diritti di proprietà intellettuale

Quando si digitalizza un documento raro e renderla disponibile su un sito Web, si corre il rischio di qualcuno appropriarsi il file e utilizzarlo per i propri scopi. Anche se il documento digitalizzato non viene reso disponibile su un sito Web, il server in cui risiede può essere violato e il documento rubato. In entrambi i casi, scansione espone la proprietà intellettuale al furto e abuso. Se l'immagine acquisita è su un sito Web, è possibile aggiungere una filigrana digitale visibile (ad esempio "proprietà di XYZ Studios") all'immagine. Una parola di cautela è in ordine: un timbro di proprietà che digitalmente viene aggiunto a un'immagine può essere rimosso digitalmente.

Pericolo di obsolescenza digitale

Come qualcuno che ha scoperto un vecchio disco di floppy e provato senza successo a leggerlo SA, non c'è alcuna garanzia che l'hardware e il software per visualizzare il documento digitalizzato sarà disponibile in futuro. Questo problema, noto come "obsolescenza digitale," è stato oggetto di molte discussioni da bibliotecari e archivisti. La soluzione più ovvia consiste nell'aggiornare i file dell'ultima generazione di standard di archiviazione dei dati su una base continua.