Programmi di posta elettronica software di archiviazione e server archiviare e comprimere i vecchi messaggi di posta elettronica per scopi di archiviazione. Ci sono quattro principali vantaggi di utilizzare uno di questi programmi. E-mail servizi archivistici offrono ulteriore spazio di archiviazione, hanno funzioni organizzative, sono sicuri e proteggono contro i danni tecnologici. La perdita dei dati contenuti all'interno di email archiviate può essere prevenuta la scelta di implementare un metodo di archiviazione e-mail.

Capacità di stoccaggio

Programmi e server di archiviazione di e-mail hanno un'enormemente maggiore quantità di deposito che molti programmi di posta elettronica gratis. Che necessitano di più spazio di archiviazione email è probabilmente il motivo principale per che richiedono un programma di archiviazione o un server separato. La capacità di carico di lavoro e spazio di vasto vecchie email possono interessare negativamente quanto velocemente operare browser e computer. È anche più conveniente per rimuovere i vecchi messaggi di posta elettronica a un server diverso o comprimerli in un programma di archiviazione e-mail. Poco ingombro per email attuale richiede meno denaro per mantenere.

Organizzazione

Programmi di archiviazione di posta elettronica hanno spesso vasti incorporati caratteristiche organizzative e ricerca funzione funzionalità. Queste funzionalità includono cartelle, ricerche per parole chiave, struttura ad albero, organizzazione gerarchica e la capacità di e-mail di file da qualsiasi numero di modi. Programmi più avanzati di archivio possono ordinare automaticamente messaggi di posta elettronica non appena vengono aggiunti, o messaggi di posta elettronica possono essere ordinati manualmente l'archivista. Un archivio organizzato riduce il tempo e la frustrazione speso ricerca attraverso migliaia di vecchie email.

Sicurezza

Vecchi messaggi di posta elettronica può contenere informazioni pertinenti e importanti che devono essere archiviate in modo sicuro. Programmi di archiviazione posta elettronica e server può avere protezione incorporata contro gli spammer e hacker. Le email sono gli standard di comunicazione per aziende e richiedono protezione, in modo conforme programma di conservazione di posta elettronica di un'azienda è facilitata utilizzando programmi di archiviazione sicuri.

Protezione contro danni

Tecnologico danno può essere devastante per aziende e privati. Mentre la sicurezza è standard in molti programmi di archiviazione posta elettronica e server, ulteriore protezione è necessaria contro altre forme di danno. Computer si blocca, acqua, fuoco e altri disastri possono spazzare via anni di email salvate. Server di archiviazione e-mail archiviare email fuori i server utilizzati regolarmente. Le email archiviate possono essere tenuti in un luogo esterno, separato dalle email corrente. Quindi, se si verifica una violazione di protezione, le email archiviate non subiranno.