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I vantaggi della gestione elettronica dei documenti

I vantaggi della gestione elettronica dei documenti


Sistemi di electronic document management (EDM) sono sostituendo i vecchio stile mobili archivio che sono farciti con documenti e cartelle manila. Oggi, i lavoratori in legal, medical, uffici aziendali e governativi sono archiviazione e recupero record attraverso sistemi computerizzati. Questa conversione è conseguente di metodi di deposito ecocompatibile, costi inferiori e accesso più facile e più veloce per più utenti dello stesso documento.

Go Green

Documenti elettronici sono risparmio alberi in tutto il mondo. I rapporti di associazione di Records Manager e amministratori che ciascun lavoratore US consuma annualmente 10.000 fogli di copia carta, che è l'equivalente a 1,25 alberi a persona. Carta si decompone in gas metano è nocivo, mentre l'industria cartaria raccoglie 42 per cento di legno industriale ogni anno, dice ARMA. Copie cartacee dei documenti aziendali anche aumentare il consumo di carburante perché le aziende devono spedire i documenti agli impianti di stoccaggio fuori sede e quindi recuperarli più tardi. Convertendo un processo EDM, società possono proteggere le foreste della terra e ridurre l'uso di benzina. Più dipendenti possono lavorare dalle loro case quando registri informatizzati possono accedere da siti Web protetti o server. Questo alto tasso di telelavoratori significa meno emissioni di traffico e veicolo.

Risparmio

Computerizzate si traducono in risparmio per un'organizzazione. Polizia in Elk River, Minnesota, convertito in un sistema EDM che salvato il dipartimento $17.000 in carta da fotocopie. Capo Jeffrey Beahen dice il suo equipaggio ha attraversato 2,2 tonnellate ogni anno, secondo l'articolo online "associazione di Records Manager e amministratori: può RIM salvare il mondo?" Inoltre, 5 per cento di tutti i record di copia cartacea finiscono per essere fuori luogo, e un documento perso costa una società circa $250. E per illustrare ulteriormente i costi dei documenti cartacei contro i record elettronici, BuyerZone.com stima che il dipendente medio spende tra 86 e 216 ore all'anno di presentazione di copie cartacee dei record. Che costa una società tra 1.700 dollari e $4.300 ogni anno in base a un dipendente che guadagna una tariffa oraria di $20.

Accesso

Il recupero di record elettronici è più facile che lavorare con copie cartacee. In un tipico ufficio, un documento cartaceo è fotocopiato 19 volte perché dipendenti più bisogno di lavorare con le stesse informazioni, dice ARMA. Ma più di un dipendente può guardare a un documento elettronico allo stesso tempo. Un datore di lavoro può facilmente controllare chi può visualizzare e modificare i registri informatizzati, oltre a funzionalità di protezione consentono a un manager vedere chi ha accesso a determinati file. Caratteristiche di sicurezza come password anche aiutano le aziende a salvaguardare contro un dipendente scontento o concorrente ottenere entrata in file critici. Un altro vantaggio di EDM è il recupero rapido dei file durante un disastro come un furto, incendio, inondazione o ufficio. Copie di backup sono spesso fuori sede memorizzati come precauzione contro un'emergenza.